# Cómo preparar el encargo de un proyecto de IA o software a medida (con plantilla) > Qué debe incluir el encargo (brief) de un proyecto de IA o software a medida para recibir propuestas comparables: objetivo, números, procesos, sistemas… - **Empresa**: Intelixia Lab (desarrollo de software a medida e inteligencia artificial, Valencia) - **URL canónica**: https://intelixialab.es/guias/brief-proyecto-ia-software/ - **Idioma**: español Tres proveedores, tres propuestas imposibles de comparar: una de 3.000 €, otra de 40.000 € y otra que pide «una reunión para entender mejor». Casi siempre el problema está en el encargo. Esto es lo que debe llevar, con una plantilla para copiar. Por Víctor Díaz, de Intelixia Lab · Actualizado: octubre de 2026 · 7 min de lectura En esta guía - Lo que debe llevar - Errores que encarecen las propuestas - Plantilla para copiar - Cómo comparar las propuestas - Preguntas frecuentes [Si es lo que queréis resolver**Auditoría IA**Ver la solución →](https://intelixialab.es/auditoria-ia/) Más en Estrategia y precios - [Precio cerrado o por horas](https://intelixialab.es/guias/precio-cerrado-o-por-horas/) - [Consultora de IA en Valencia](https://intelixialab.es/guias/consultora-ia-valencia/) - [Subvenciones para IA en España](https://intelixialab.es/guias/subvenciones-ia-empresas-espana/) - [Elegir socio tecnológico](https://intelixialab.es/guias/socio-tecnologico-empresa/) - [Auditoría de IA: qué incluye y precio](https://intelixialab.es/guias/auditoria-ia-empresas-precio/) - [Retorno de un proyecto de IA](https://intelixialab.es/guias/retorno-proyecto-ia/) **Respuesta corta:** un buen encargo (o brief) de un proyecto de IA o software cabe en **dos páginas** y responde a seis preguntas: **qué problema hay y cuánto cuesta hoy**, quién lo sufre, cómo se hace ahora, con qué programas y datos, qué sería un buen resultado y qué presupuesto y plazo hay. Con eso, las propuestas que recibáis serán comparables y los presupuestos, realistas. No hace falta describir la solución: eso es trabajo del proveedor. ## Lo que debe llevar | Apartado | Qué poner | Ejemplo | | Problema y coste | Qué pasa y cuánto cuesta en horas o dinero | «La entrada de pedidos ocupa 60 horas al mes y hay un 4 % de errores» | | Quién lo sufre | Equipos y personas implicadas | «Administración (3 personas) y los comerciales» | | Cómo se hace hoy | Los pasos, aunque sea en una lista | «Llegan por correo, se copian al ERP, se revisa el stock…» | | Sistemas y datos | Programas que se usan y dónde están los datos | «ERP Odoo, correo de Google, hojas de cálculo de tarifas» | | Resultado esperado | Cómo sabréis que ha funcionado | «Pedidos en el ERP en menos de 1 hora, con revisión humana» | | Presupuesto y plazo | Una horquilla y una fecha | «Entre 8.000 y 15.000 €; primer resultado antes de marzo» | ## Errores que encarecen las propuestas - **Describir la solución en vez del problema** («queremos un chatbot»): limita las propuestas y suele no ser lo que hace falta. - **No dar números**: sin el coste actual, nadie puede proponer algo que se pague solo. - **Pedir todo a la vez**: un encargo por fases recibe presupuestos más ajustados y menos riesgo. - **Ocultar el presupuesto**: dar una horquilla evita propuestas de tamaños imposibles de comparar. - **Olvidar los datos**: si los datos están desordenados, hay que decirlo; afecta al plazo. ## Plantilla para copiar 1. EL PROBLEMA - Qué pasa: - Cuánto cuesta hoy (horas/mes, errores, dinero): 2. QUIÉN LO SUFRE - Equipos y nº de personas: 3. CÓMO SE HACE HOY - Pasos: - Excepciones habituales: 4. SISTEMAS Y DATOS - Programas (ERP, CRM, otros): - Dónde están los datos y en qué estado: 5. RESULTADO ESPERADO - Cómo sabremos que ha funcionado: - Qué debe seguir decidiendo una persona: 6. PRESUPUESTO Y PLAZO - Horquilla: - Fecha del primer resultado: 7. CONDICIONES - Datos en la UE / propiedad del código / mantenimiento: ## Cómo comparar las propuestas - ¿Atacan el problema que describisteis, con un ahorro estimado? - ¿Entregan por fases, con algo funcionando pronto? - ¿Queda claro qué se paga una vez y qué cada mes? - ¿El código y los datos son vuestros? - ¿Pueden enseñar algo parecido funcionando? Si no tenéis claros los números del punto 1, por ahí empieza una [Auditoría IA](https://intelixialab.es/auditoria-ia/). Y para elegir quién lo hace, mirad [cómo elegir socio tecnológico](https://intelixialab.es/guias/socio-tecnologico-empresa/). **Para seguir leyendo:** [Y cuando tengáis propuesta: las 12 cláusulas que debe tener el contrato](https://intelixialab.es/guias/contrato-proyecto-ia-software-a-medida/). [Si es lo que queréis resolver**Auditoría IA**Qué compensa automatizar en vuestra empresa, cuánto ahorra y en qué orden, con un plan por fases y presupuesto.](https://intelixialab.es/auditoria-ia/) ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué es un brief de proyecto de software? Un documento corto (unas dos páginas) que explica el problema, su coste, cómo se hace hoy, con qué sistemas y datos, qué resultado se espera y qué presupuesto y plazo hay, para recibir propuestas comparables. ### ¿Hay que describir la solución en el encargo? No. Es mejor describir bien el problema y el resultado esperado; la solución es trabajo del proveedor. Así recibís propuestas más variadas y ajustadas. ### ¿Conviene decir el presupuesto? Sí, al menos una horquilla. Evita propuestas de tamaños imposibles de comparar y ayuda a plantear el proyecto por fases. ¿Os ayudamos a preparar el encargo con vuestros números? En una **reunión gratuita de 30 minutos** lo dejamos encaminado. [Reservar reunión gratis](https://intelixialab.es/auditoria-ia/#agenda) [O escribidnos →](https://intelixialab.es/contacto/?interes=no-se#formulario) Descarga gratis · Word editable Plantilla de política de uso de IA Una página lista para adaptar: qué herramientas se usan, qué datos no se meten nunca, quién revisa lo que sale y a quién avisar. Con los 9 pasos para ponerla en marcha. Vuestro correo Además, avisadme por correo sobre novedades y guías de IA para pymes (opcional; os pediremos confirmarlo). Usamos el correo solo para mandaros el documento. [Privacidad](https://intelixialab.es/privacidad/). ## Sigue leyendo [Todas las guías →](https://intelixialab.es/guias/) Estrategia y precios · 7 min ### Proyecto de software o de IA: ¿precio cerrado o por horas? Ventajas, riesgos y cómo contratar Precio cerrado, por horas o por fases: qué riesgo asume cada parte y qué pedir en el contrato. → [Proyecto de software o de IA: ¿precio cerrado o por horas? Ventajas, riesgos y cómo contratar](https://intelixialab.es/guias/precio-cerrado-o-por-horas/) Estrategia y precios · 7 min ### Consultora de IA en Valencia: cómo elegirla y qué preguntar antes de contratar (2026) Tipos de consultora de IA, diez preguntas antes de contratar, señales de alarma y ayudas en la Comunitat Valenciana. → [Consultora de IA en Valencia: cómo elegirla y qué preguntar antes de contratar (2026)](https://intelixialab.es/guias/consultora-ia-valencia/) Estrategia y precios · 9 min ### Subvenciones para IA en España (2026): qué puede pedir tu empresa ahora y qué llega en 2027 Ayudas para IA y digitalización en España a octubre de 2026: qué hay abierto, qué vuelve cada año y qué llega en 2027. → [Subvenciones para IA en España (2026): qué puede pedir tu empresa ahora y qué llega en 2027](https://intelixialab.es/guias/subvenciones-ia-empresas-espana/) ## ¿Lo vemos con vuestros números? Treinta minutos, sin compromiso. [Reservar reunión](https://intelixialab.es/auditoria-ia/#agenda) [Auditoría IA →](https://intelixialab.es/auditoria-ia/) ## Siguiente paso Para ver si encaja con vuestra empresa: [reunión inicial gratuita de 30 minutos](https://intelixialab.es/auditoria-ia/#agenda) por videollamada, o [escribidnos](https://intelixialab.es/contacto/). - Correo: hola@intelixialab.es - WhatsApp: https://wa.me/34692136153?text=Hola%2C%20os%20escribo%20desde%20intelixialab.es.%20Me%20gustar%C3%ADa%20pedir%20informaci%C3%B3n. - Resumen de toda la web: https://intelixialab.es/llms.txt