# Coste total de un agente de IA o un software a medida: las cuentas a 12 y 24 meses

> Coste total de un agente de IA o un software a medida a 12 y 24 meses: implantación, consumo de IA calculado, mantenimiento y un ejemplo con números.

- **Empresa**: Intelixia Lab (desarrollo de software a medida e inteligencia artificial, Valencia)
- **URL canónica**: https://intelixialab.es/guias/coste-total-agente-ia-software-a-medida/
- **Idioma**: español

El presupuesto de implantación es solo la primera factura. Aquí están las otras: mantenimiento, consumo de IA, herramientas, horas de revisión y lo que nadie apunta. Con números de España, tres escenarios a 12 y 24 meses y un ejemplo completo comparado con el ahorro.

Por Víctor Díaz, de Intelixia Lab · Actualizado: octubre de 2026 · 11 min de lectura

En esta guía

- Por qué el precio inicial engaña (en las dos direcciones)
- Los 7 componentes del coste total
- Tres escenarios tipo a 12 y a 24 meses
- Ejemplo completo: una empresa tipo de 25 personas
- Cómo reducir el coste total desde el diseño
- Qué preguntar al proveedor sobre los costes futuros
- Cuándo no compensa
- Preguntas frecuentes

[Si es lo que queréis resolver**Agentes de IA para empresas**Ver la solución →](https://intelixialab.es/soluciones/agentes-ia/)

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**Respuesta corta:** el coste total de un agente de IA o de un software a medida es la implantación más lo que cuesta tenerlo funcionando: mantenimiento, consumo de IA, herramientas y las horas de vuestro equipo para revisarlo. Con los rangos que manejamos en España, un agente de WhatsApp sencillo cuesta entre 3.600 y 6.700 € el primer año; uno conectado al ERP y al CRM, entre 8.700 y 17.900 €; y un software a medida con IA, entre 11.000 y 24.000 €. El segundo año se paga solo la parte recurrente, y el consumo de IA, que es lo que más asusta, suele ser la partida más pequeña.

15–20 %

de lo que costó el desarrollo, al año, en mantenimiento

0,2–5 cts.

de consumo de IA por conversación, según el modelo

20–50 %

de la implantación: lo que suele costar cada año siguiente

10–11

meses para recuperar la inversión en nuestro ejemplo de 25 personas

## Por qué el precio inicial engaña (en las dos direcciones)

En las reuniones vemos dos reacciones al primer presupuesto. Hay quien se asusta: ve 9.000 € y lo compara con una herramienta de suscripción sin hacer la cuenta a dos años. Veinte licencias de 30 € al mes son 14.400 € en 24 meses, y no siempre resuelven el proceso. Y hay quien se confía: firma una implantación de 4.000 € y al año descubre que paga mantenimiento, la cuenta del proveedor de IA y el servidor, y que alguien de su equipo dedica cinco horas al mes a revisar lo que hace el agente.

Las dos reacciones tienen el mismo origen: mirar una sola cifra. La comparación honesta es otra: **coste total a 12 y a 24 meses frente al ahorro en el mismo periodo**. Es lo que hacemos en esta guía, con supuestos explícitos para que podáis cambiarlos por los vuestros.

## Los 7 componentes del coste total

### 1. Implantación

Es la parte conocida: análisis del proceso, desarrollo, conexiones, pruebas con vuestros datos reales y puesta en marcha acompañada. Como referencia, nuestros precios sin IVA son estos: automatizar un proceso, desde 2.400 € (los grandes, hasta unos 17.500 €); un [agente de IA a medida](https://intelixialab.es/soluciones/agentes-ia/), de 2.900 a 12.600 €; y un software, CRM o ERP a medida, desde unos 7.000 € la primera versión útil. Una automatización tarda de 2 a 8 semanas en ponerse en marcha.

Lo que importa para el coste total no es solo la cifra, sino cómo se contrata. Con precio cerrado por fases y pago por hitos, el desvío lo asume el proveedor; por horas sin tope, lo asumís vosotros. Lo explicamos en [precio cerrado o por horas](https://intelixialab.es/guias/precio-cerrado-o-por-horas/).

### 2. Consumo de IA (tokens)

Los modelos de IA se pagan por uso, en tokens: trozos de palabra que el modelo lee (entrada) y escribe (salida). La salida es bastante más cara que la entrada. Estos son los precios oficiales por millón de tokens que hemos consultado el 31 de octubre de 2026 en las páginas de [OpenAI](https://developers.openai.com/api/docs/pricing) y de [Anthropic](https://claude.com/pricing):

Precio por millón de tokens, en dólares, sin impuestos (31/10/2026) | Modelo | Entrada | Entrada en caché | Salida | Para qué lo usaríamos |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Claude Haiku 5.5 (peticiones de hasta 100.000 tokens) | 0,10 $ | 0,01 $ | 0,50 $ | Clasificar, extraer datos, respuestas sencillas |
| GPT-5 mini | 0,25 $ | 0,025 $ | 2,00 $ | Lo mismo, con algo más de razonamiento |
| Claude Sonnet 5.5 | 2,00 $ | 0,10 $ | 10,00 $ | Conversaciones delicadas, documentos complejos |

**Los precios cambian**, casi siempre a la baja para un mismo nivel de calidad, y los proveedores sacan y retiran modelos cada pocos meses. Tomad estas cifras como foto de una fecha, no como tarifa fija.

**Cálculo por conversación.** Supuestos de un agente de WhatsApp que contesta dudas con vuestro catálogo: cada conversación tiene 6 turnos; en cada turno el modelo recibe unos 3.000 tokens (unos 2.000 de instrucciones fijas y 1.000 de fragmentos del catálogo e historial) y escribe unos 200. Por conversación, 18.000 tokens de entrada y 1.200 de salida.

Consumo de IA de un agente de WhatsApp (supuestos del párrafo anterior) | Modelo | Por conversación | 1.000 conversaciones al mes |
| --- | --- | --- |
| Claude Haiku 5.5 | 0,24 céntimos de dólar | Unos 2,40 $ |
| GPT-5 mini | 0,7 céntimos | Unos 7 $ (hasta unos 12 $ si razona mucho) |
| Claude Sonnet 5.5, sin caché | 4,8 céntimos | Unos 48 $ |
| Claude Sonnet 5.5, con las instrucciones en caché | 2,5 céntimos | Unos 25–30 $ |

Dos matices. Los modelos que «piensan» antes de contestar facturan ese razonamiento como salida, por eso GPT-5 mini puede subir. Y un agente que consulta el ERP no hace una llamada por turno sino varias (buscar el cliente, mirar el pedido, redactar), así que su consumo puede multiplicarse por tres o por cinco.

**Cálculo por documento.** Una factura de una o dos páginas son unos 4.000 tokens de entrada y 500 de salida con los datos extraídos: unos 0,2 céntimos con GPT-5 mini y 1,3 céntimos con Claude Sonnet 5.5. Quinientas facturas al mes cuestan entre 1 y 7 $; si llegan escaneadas como imagen pesan más, y con el modelo grande se puede llegar a unos 15 $. Un contrato de 30 páginas revisado con Claude Sonnet 5.5 ronda los 5–6 céntimos.

La conclusión coincide con lo que contamos en [cuánto cuesta implantar IA en una pyme](https://intelixialab.es/guias/cuanto-cuesta-implantar-ia-pyme/): para volúmenes de pyme, el consumo va de unos euros a unas decenas al mes. Se dispara con volúmenes muy altos, documentos larguísimos o un modelo grande usado para todo. Pedid que se use vuestra propia clave del proveedor de IA: pagáis el coste real, sin margen intermedio.

### 3. Herramientas y conectores

- **Servidor y copias.** Donde vive el agente o el programa, con sus copias de seguridad y avisos. En proyectos de pyme suele estar entre 20 y 100 € al mes, según la carga y si hay datos sensibles.
- **WhatsApp Business API.** Meta cobra por mensaje entregado, según el tipo y el país. Los mensajes que os escriben los clientes son gratis y cada número tiene 1.000 mensajes de servicio gratis al mes; desde el 1 de octubre de 2026 se cobran los que pasan de ahí y las plantillas de utilidad aunque vayan dentro de la ventana de 24 horas. Las tarifas por país están en la [página oficial de precios de WhatsApp Business](https://developers.facebook.com/docs/whatsapp/pricing/). Si sobre todo respondéis consultas, son pocos euros al mes; las campañas de marketing son lo que encarece.
- **Licencias de vuestros programas.** Algunos ERP y CRM cobran el acceso por API, un usuario más para el agente o un módulo de integración. Preguntadlo a vuestro distribuidor antes de cerrar el presupuesto, porque no depende del proveedor del agente.
- **Herramientas de automatización.** Si el flujo corre en una plataforma de pago, su cuota mensual; si se instala en vuestro servidor, solo el servidor.

### 4. Revisión humana

Es la partida que casi nadie apunta y la que más pesa en los primeros meses. Al arrancar, una persona revisa todo lo que el agente deja en borrador; cuando ya se ha comprobado que acierta, se pasa a revisar muestras y excepciones. En nuestros proyectos, la revisión baja de varias horas a la semana el primer mes a entre 2 y 8 horas al mes en régimen normal. A 25 € la hora, son de 50 a 200 € al mes de tiempo interno. No se factura, pero hay que restarlo del ahorro. Quitarla del todo para ahorrar es mala idea: es lo que evita los errores caros del punto 7.

### 5. Mantenimiento y evolución

Como contamos en [mantenimiento de un software a medida o de un proyecto de IA](https://intelixialab.es/guias/mantenimiento-software-a-medida/), el mantenimiento anual suele estar entre el 15 y el 20 % de lo que costó el desarrollo, repartido en una cuota mensual, con los servidores y el consumo de IA aparte. Cubre corregir errores, seguridad, copias, vigilancia y una bolsa para pequeñas mejoras; en proyectos con IA, también revisar cómo responde y mantener al día los documentos con los que contesta.

La evolución es otra cosa: un módulo nuevo, otra sede u otra integración se presupuestan aparte. En software a medida es habitual una segunda fase durante el primer o el segundo año, cuando el equipo ya lo usa y sabe qué le falta. Conviene reservarla en el presupuesto aunque no se sepa todavía qué será.

### 6. Formación y cambio de hábitos

Un agente que nadie usa cuesta lo mismo que uno que se usa. Hay que contar las horas del equipo para aprender el nuevo flujo (una o dos sesiones, más dudas las primeras semanas) y una caída de productividad mientras conviven lo viejo y lo nuevo. Si además queréis que el equipo use la IA con criterio en su día a día, nuestro taller para equipos cuesta 890 € online y 1.190 € presencial, hasta 12 personas. Lo que más encarece este punto no es la formación: es no haber decidido quién es el responsable interno del sistema.

### 7. Costes ocultos: errores, cambios de modelo y datos sucios

- **Errores.** Un precio mal dado o un pedido mal registrado cuesta dinero y confianza. Se controla con permisos mínimos, respuestas con su fuente y una persona que aprueba lo irreversible. Contad con un pequeño colchón para corregir lo que se escape al principio.
- **Cambios de modelo.** Los proveedores retiran versiones. Cambiar al modelo nuevo exige volver a probar y ajustar instrucciones: unas horas si el sistema está bien hecho, y debería entrar en el mantenimiento. Preguntadlo.
- **Datos sucios.** Si los clientes están duplicados en tres Excel o el catálogo tiene precios de hace dos años, alguien tiene que ordenarlo antes. Es la partida oculta más habitual y puede costar más que programar.

## Tres escenarios tipo a 12 y a 24 meses

Lo que pagaríais a terceros (proveedor, servidor, IA y herramientas), sin IVA, con el mantenimiento desde el primer mes. La última columna es tiempo interno, que no se factura pero cuenta.

Coste total orientativo, sin IVA | Escenario | Implantación | Recurrente al mes (mantenimiento + IA + herramientas) | Total 12 meses | Total 24 meses | Revisión interna |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| **Agente de WhatsApp sencillo**: responde dudas con vuestro catálogo, agenda y pasa a una persona | 2.900–4.500 € | 60–185 € | 3.600–6.700 € | 4.400–8.900 € | 2–4 h/mes |
| **Agente conectado a ERP y CRM**: lee pedidos, deja borradores y contesta con datos reales | 7.000–12.600 € | 140–440 € | 8.700–17.900 € | 10.300–23.200 € | 4–8 h/mes |
| **Software a medida con capa de IA**: gestión propia con lectura de documentos o asistente | 9.000–18.000 € | 160–500 € | 11.000–24.000 € | 12.900–30.000 € | 4–8 h/mes |

Cómo están hechos: mantenimiento del 15 al 20 % anual sobre la implantación; consumo de IA de 10 a 50 € al mes en el primer escenario, de 30 a 150 € en el segundo y de 20 a 100 € en el tercero; y servidor, WhatsApp y conectores de 15 a 100 € al mes según el caso. No incluyen una segunda fase de evolución, que en el software a medida conviene prever aparte. Si el contrato incluye unos meses de garantía sin cuota, el primer año sale algo más barato.

Fijaos en la proporción: cada año siguiente cuesta entre una quinta parte y la mitad de la implantación. Si un proveedor os propone algo cuyo recurrente anual supera la implantación, preguntad por qué.

## Ejemplo completo: una empresa tipo de 25 personas

Una distribuidora tipo de 25 personas recibe por correo y WhatsApp unos 500 pedidos al mes, que alguien teclea en el ERP (6 minutos cada uno), y unas 300 consultas de «¿dónde está mi pedido?» (5 minutos cada una). Implanta un agente conectado al ERP y al CRM que deja los pedidos en borrador para que una persona los apruebe y contesta las consultas con el estado real del albarán.

Ejemplo ilustrativo, sin IVA | Concepto | Supuesto | Importe |
| --- | --- | --- |
| Implantación | Agente con ERP y CRM, precio cerrado | 9.500 € |
| Formación interna | 10 horas del equipo el primer mes, a 25 € | 250 € |
| Mantenimiento | 17 % anual | 135 €/mes |
| Consumo de IA | 800 pedidos y consultas, con margen | 40 €/mes |
| Servidor y WhatsApp | Las respuestas caben en el tramo gratuito de Meta | 30 €/mes |
| Ahorro en pedidos | De 6 a 1,5 minutos (revisar el borrador): 500 × 4,5 min | 37,5 h/mes |
| Ahorro en consultas | El agente resuelve el 70 %: 210 × 5 min | 17,5 h/mes |
| Revisión de calidad | Muestras y excepciones | −4 h/mes |
| **Ahorro neto** | 51 h/mes a 25 € (los dos primeros meses, la mitad) | **1.275 €/mes** |

**A 12 meses:** coste total de 12.210 € (9.500 + 250 + 205 € al mes) frente a un ahorro de unos 14.000 €. **A 24 meses:** 14.670 € de coste frente a unos 29.300 € de ahorro. La inversión se recupera hacia el mes 10 u 11, dentro de la referencia de 12 a 18 meses que damos en [cómo calcular el retorno de un proyecto de IA](https://intelixialab.es/guias/retorno-proyecto-ia/).

Ahora el escenario prudente: si el ahorro real fuera la mitad (25 horas al mes), a 24 meses el ahorro rondaría los 14.400 € y el coste los 14.700 €. Empate. Esa es la prueba que recomendamos: **si el proyecto solo sale a cuenta en el escenario optimista, todavía no lo hagáis**, o empezad por un alcance menor. Y recordad que las horas liberadas no son dinero en el banco hasta que se dedican a otra cosa: absorber más pedidos sin contratar, responder antes o dejar de hacer horas extra.

## Cómo reducir el coste total desde el diseño

- **Modelo pequeño para lo mecánico.** Clasificar un correo o extraer los datos de una factura no necesita el modelo más caro. Usar uno pequeño para eso y el grande solo para lo difícil divide el consumo entre siete y veinte veces, como se ve en la tabla.
- **Caché de las instrucciones.** La parte fija de cada petición se cobra, si se reutiliza, a entre un 5 y un 10 % del precio normal en los modelos de la tabla. Anthropic, además, anuncia un 50 % menos para los trabajos por lotes que no corren prisa.
- **Una persona que aprueba lo irreversible.** Parece un coste, pero es el seguro más barato contra los errores: el agente prepara y alguien confirma lo que se envía, se paga o se borra.
- **Sin migrar programas.** Conectar el agente a vuestro ERP y CRM actuales suele costar mucho menos que sustituirlos, y no obliga a reaprender todo. Migrar solo compensa cuando el programa actual es el problema.
- **Empezar por un proceso.** El que más horas come y menos excepciones tiene. La primera fase paga la segunda.
- **Límites de gasto y medición.** Un tope mensual en la cuenta del proveedor de IA y un informe de horas ahorradas y consumo cada mes. Sin datos, el siguiente proyecto se decide a ciegas.

## Qué preguntar al proveedor sobre los costes futuros

**Lista de comprobación antes de firmar:**

- ¿Cuánto costará al mes funcionando, con nuestro volumen? Pedid una cifra por partidas: mantenimiento, IA, servidor, WhatsApp y licencias.
- ¿Con qué modelo y con la clave de quién? Lo razonable es vuestra clave, a vuestro nombre, con un tope de gasto.
- ¿Qué pasa cuando el proveedor de IA retire el modelo? ¿Entra en el mantenimiento o se presupuesta aparte?
- ¿Qué incluye la cuota de mantenimiento y qué se paga aparte? ¿Cuántas horas de mejoras hay?
- ¿Cuánto tiempo de nuestro equipo hará falta para revisar, el primer mes y después?
- ¿Nuestros programas cobran algo por conectarse? Si no lo saben, que lo pregunten con vosotros.
- ¿De quién son el código y los datos, y qué nos entregáis si cambiamos de proveedor?
- ¿Hay permanencia? En una tecnología que cambia cada pocos meses, desconfiad de contratos largos atados.

Si un proveedor responde «no os preocupéis por eso» a la pregunta del consumo, preocupaos. Para comparar el desarrollo en sí, tenéis los rangos de mercado en [cuánto cuesta un software a medida](https://intelixialab.es/guias/cuanto-cuesta-software-a-medida/), y para saber qué tareas hace ya bien un agente, [agentes de IA para pymes en 2026](https://intelixialab.es/guias/agentes-ia-pymes-2026/).

## Cuándo no compensa

Si la tarea se hace pocas veces al mes, si un programa estándar ya la resuelve o si nadie en la empresa va a hacerse cargo del sistema, el coste total no se recupera. Tampoco compensa cuando el problema es de organización: automatizar un proceso desordenado solo lo desordena más rápido. Os lo decimos en la primera reunión si es vuestro caso.

Para hacer la cuenta de vuestro proceso, empezad por la [calculadora de ahorro](https://intelixialab.es/calculadora/). Si tenéis varios candidatos y queréis el coste total y el retorno de cada uno antes de decidir, la [Auditoría IA](https://intelixialab.es/auditoria-ia/) (de 690 a 1.750 €, que se descuenta entera si después hacemos el proyecto) los ordena con vuestros números. Trabajamos con precio cerrado por fases y pago por hitos, y el código y los datos son vuestros.

[Si es lo que queréis resolver**Agentes de IA para empresas**Agentes que atienden por WhatsApp, teléfono o web y consultan vuestros programas, con una persona aprobando lo importante.](https://intelixialab.es/soluciones/agentes-ia/)

## Preguntas frecuentes

### ¿Cuánto cuesta mantener un agente de IA al mes?

Depende del alcance: en los escenarios que manejamos, entre 60 y 185 € al mes para un agente de WhatsApp sencillo y entre 140 y 440 € para uno conectado al ERP y al CRM, sumando mantenimiento, consumo de IA y herramientas. A eso hay que añadir unas horas de revisión de vuestro equipo, de 2 a 8 al mes.

### ¿Cuánto cuesta en tokens una conversación con un agente de IA?

Con una conversación de 6 turnos (unos 18.000 tokens de entrada y 1.200 de salida), entre 0,2 y 5 céntimos de dólar según el modelo, con los precios oficiales de octubre de 2026. Mil conversaciones al mes cuestan de unos 2 a unos 50 dólares. Los precios cambian a menudo, así que conviene recalcularlo con la tarifa del día.

### ¿Qué es el coste total de propiedad (TCO) de un proyecto de IA?

Es todo lo que cuesta el proyecto durante su vida útil, no solo la implantación: mantenimiento, consumo de IA, servidores, licencias, horas de revisión del equipo, formación y costes ocultos como limpiar datos o cambiar de modelo. Lo útil es calcularlo a 12 y a 24 meses y compararlo con el ahorro del mismo periodo.

### ¿Cuánto cuesta mantener un software a medida al año?

Como orientación del mercado, entre el 15 y el 20 % de lo que costó desarrollarlo, en una cuota mensual, más servidores y, si lleva IA, el consumo del modelo. Las funciones nuevas grandes se presupuestan aparte.

### ¿Es caro el consumo de IA para una pyme?

Casi nunca: para volúmenes de pyme suele ir de unos euros a unas decenas al mes. Se dispara con volúmenes muy altos, documentos muy largos o usando el modelo más caro para todo, por eso conviene un modelo pequeño para lo mecánico y un tope de gasto en la cuenta.

### ¿En cuánto tiempo se recupera un agente de IA?

En nuestro ejemplo de una empresa de 25 personas que ahorra unas 51 horas al mes, hacia el mes 10 u 11. Si con la mitad del ahorro esperado el proyecto no se paga en 24 meses, es mejor reducir el alcance o empezar por otro proceso.

¿Queréis el coste total de vuestro caso a 12 y 24 meses, con el ahorro al lado? En una **reunión gratuita por videollamada** hacemos la cuenta con vuestro volumen y os decimos si compensa.

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