# Automatización de procesos con IA > Facturas, pedidos, correos e informes que se hacen solos, conectados a a3, Sage, Holded o vuestro ERP. Precio cerrado por proceso y sin cambiar de programas. - **Empresa**: Intelixia Lab (desarrollo de software a medida e inteligencia artificial, Valencia) - **URL canónica**: https://intelixialab.es/soluciones/automatizacion-procesos-ia/ - **Idioma**: español Las tareas que os quitan horas cada semana, hechas solas: documentos que se leen, datos que pasan entre programas y avisos a quien tiene que decidir. Sin cambiar de ERP. [Reservar reunión](https://intelixialab.es/auditoria-ia/#agenda) [Auditoría IA →](https://intelixialab.es/auditoria-ia/) ## ¿Os pasa algo de esto? 01 ### Horas tecleando lo que ya está escrito Facturas, albaranes, pedidos y formularios que alguien copia a mano de un sitio a otro. 02 ### Errores que cuestan dinero Un número mal copiado acaba en un cobro tarde, un pedido equivocado o una corrección de impuestos. 03 ### Programas que no se hablan El CRM, el ERP, el correo y las hojas de cálculo viven cada uno por su lado. 04 ### Crecer obliga a contratar administración Más clientes significa más papeleo, y el papeleo crece más rápido que las ventas. ## Lo repetitivo, hecho solo. Las decisiones, en vuestras manos. ### Documentos que se leen solos La IA lee facturas, albaranes, pedidos y correos, extrae los datos, los comprueba (sumas, NIF, fechas) y los registra donde toca. ### De principio a fin, conectado Desde que llega el documento o el aviso hasta que queda registrado y avisado quien tenga que saberlo, con a3, Sage, Holded, vuestro CRM o el correo. ### Informes y avisos que se hacen solos Los informes que alguien prepara cada semana salen solos y la IA os resume lo importante: lo que ha cambiado y lo que requiere atención. ### Una persona decide en las excepciones Lo que no cuadra se para y avisa con todo el contexto. Cada paso queda registrado para saber qué pasó y cuándo. [Reservar reunión](https://intelixialab.es/auditoria-ia/#agenda) ## Una factura, leída en segundos Grabación real del [lector de facturas](https://intelixialab.es/demo/facturas/) con una factura de ejemplo: proveedor, NIF, base, IVA y total, sin teclear nada. Podéis probarlo con una vuestra. ## Qué se automatiza (y qué no) Si una tarea **se repite y tiene reglas**, se puede automatizar. En la oficina suelen ser las mismas: facturas y albaranes que se teclean, pedidos que llegan por correo, datos que se copian del CRM al ERP, informes que alguien monta cada lunes y recordatorios de plazos que dependen de la memoria de una persona. Lo que **no** conviene automatizar: decisiones que dependen del criterio de alguien con experiencia, procesos que cambian cada mes o tareas que se hacen tres veces al año. Ahí la IA puede ayudar a preparar el trabajo, pero no a hacerlo sola, y os lo diremos antes de presupuestar. El dinero que más se pierde sin ruido suele estar en el **seguimiento comercial**: [presupuestos que nadie persigue](https://intelixialab.es/guias/presupuestos-automaticos-ia/) o clientes que dejan de comprar sin que nadie lo note. En despachos y gestorías, en la [entrada de facturas](https://intelixialab.es/servicios/automatizacion-facturas/). Si no sabéis cuál es el vuestro, la [Auditoría IA](https://intelixialab.es/auditoria-ia/) lo calcula proceso a proceso. ## Un proceso cada vez Medido antes y después, para que el ahorro sea un número y no una impresión. **01** ### Mapa del proceso Pasos, programas, excepciones y cuánto tiempo lleva hoy. Es la línea base para medir el ahorro. **02** ### Conexiones Unimos los programas que intervienen y decidimos qué sistema manda sobre cada dato. **03** ### Piloto con revisión Funciona con casos reales y una persona revisa lo que hace hasta que demuestra que acierta. **04** ### En marcha y medido Avisos si algo falla, registro de cada paso y comparación con la línea base. ## Casos reales [Ver casos →](https://intelixialab.es/proyectos/) **Sin cambiar**de programas: nos conectamos a los vuestros **Con revisión**las excepciones siempre pasan por una persona **Paso a paso**un proceso cada vez, medido antes de pasar al siguiente ### Programas de gestión conectados entre sí Grupo empresarial · varios sistemasConectores a medida para que los datos pasen entre programas sin teclearlos y la IA pueda trabajar con ellos. → [Programas de gestión conectados entre sí](https://intelixialab.es/proyectos/ia-conectada-a-erp-y-crm/) ### La gestión de nuestra propia empresa, automatizada Producto propio · en uso diarioPresupuestos, facturas, gastos leídos con IA, impuestos y banco en una sola plataforma. → [La gestión de nuestra propia empresa, automatizada](https://intelixialab.es/proyectos/plataforma-gestion-empresa/) ## Preguntas frecuentes [Reservar reunión →](https://intelixialab.es/auditoria-ia/#agenda) ### ¿Cuánto cuesta automatizar un proceso? Depende de cuántos programas haya que conectar, de cuántas excepciones tenga el proceso y del volumen. Como orientación, automatizar un proceso concreto conectado a vuestros programas está **entre 2.400 € y 17.500 € + IVA**, pago único, con precio cerrado antes de empezar. Después, una cuota opcional de mantenimiento. Desglosamos los precios por tipo de proceso en [cuánto cuesta implantar IA en una pyme](https://intelixialab.es/guias/cuanto-cuesta-implantar-ia-pyme/). ### ¿Qué proceso conviene automatizar primero? Busca uno que reúna cuatro cosas: **se repite mucho**, sus reglas se pueden explicar en una pizarra, alguien puede revisar lo que sale y hoy ya se puede medir (horas, fallos, retrasos). Mejor no estrenarse con el proceso más sensible de la empresa, aunque sea el que más molesta: el primero sirve para demostrar que esto funciona. Los que mejor salen en una pyme están ordenados en [qué procesos puede automatizar una pyme con IA](https://intelixialab.es/guias/que-puede-automatizar-pyme-ia/). ### ¿Tenemos que cambiar los programas que usamos? No. Nos conectamos a ellos por su API, por exportaciones o por correo, también con programas como a3 o Sage que no siempre tienen API abierta. Solo proponemos cambiar algo si de verdad compensa, y lo decidís vosotros. ### ¿Se puede automatizar un proceso con excepciones o aprobaciones? Sí, y es lo habitual: en el trabajo real siempre hay casos raros. Lo que se repite sale solo; lo que no encaja se aparta y le llega a quien decide, con la información ya preparada para resolverlo en un momento. Los pasos que necesitan permiso se quedan en un botón de aprobar. Y cuando un caso raro aparece una y otra vez, se convierte en una regla más. ### ¿Cuánto tarda en estar funcionando? Un proceso sencillo con uno o dos programas, de 2 a 3 semanas. Con varias integraciones y validaciones, de 4 a 8 semanas. Entregamos por partes, así que veis resultados antes de terminar. ### ¿Qué pasa si una automatización falla? Se detiene, avisa y deja el caso pendiente para revisarlo. Nada se pierde por el camino: cada paso queda registrado para saber qué pasó y cuándo, y los fallos pasajeros (un programa que no responde) se reintentan solos. ### ¿Se pueden leer solas las facturas y los albaranes? El documento entra por donde llega hoy (correo, carpeta o escáner) y la IA extrae proveedor, NIF, número, fecha, base, IVA y total, sin plantillas por proveedor. Después comprueba que las sumas cuadren y que el proveedor exista, y lo registra en vuestro programa. Lo que no cuadra pasa a una persona. Lo contamos paso a paso en [cómo automatizar la entrada de facturas](https://intelixialab.es/guias/automatizar-entrada-facturas-gestoria/) y está en marcha en nuestra [lectura de facturas con IA](https://intelixialab.es/servicios/automatizacion-facturas/). ### ¿La IA puede ordenar el correo y preparar las respuestas? Sí. La IA lee el buzón, clasifica cada correo (pedido, consulta, incidencia, factura), saca los datos del texto y de los adjuntos, y hace lo que toca: crear el pedido, abrir la incidencia o preparar un borrador de respuesta. Lo normal es empezar con borradores que una persona revisa y dejar que actúe solo cuando los datos demuestran que acierta. ### ¿Qué diferencia hay entre RPA, integraciones e IA? Las **integraciones** conectan programas por dentro (API) y son lo más fiable: siempre se miran primero. El **RPA** imita clics en pantalla y sirve para programas antiguos sin otra vía, pero se rompe cuando cambia la pantalla. La **IA** aporta lo que las otras no tienen: entender un correo escrito a mano alzada o leer una factura con un diseño nuevo. Casi todos los proyectos combinan IA para interpretar e integraciones para ejecutar. ### ¿Se puede automatizar también el seguimiento comercial? Sí, y suele ser de lo que más dinero deja encima de la mesa: presupuestos enviados que nadie persigue, clientes que llevan meses sin comprar o contactos que se enfrían. El sistema detecta cada caso y prepara el mensaje adecuado para que una persona lo envíe. Ejemplo en [presupuestos automáticos con IA](https://intelixialab.es/guias/presupuestos-automaticos-ia/). ### ¿Nuestros datos están seguros? Sí. Las conexiones van cifradas, los datos no se guardan fuera de vuestros sistemas salvo lo imprescindible para el flujo, se usan proveedores con servidores en Europa cuando hay datos personales y firmamos el contrato de encargado de tratamiento del RGPD. ### ¿Quién lo mantiene después? Nosotros, con una cuota de soporte y mejoras que incluye vigilar que todo funciona y ajustarlo cuando cambian vuestros programas, o vuestro equipo: el código y la documentación son vuestros. ### ¿Podemos ver cómo quedaría con un proceso nuestro antes de decidir? Sí. En la [Auditoría IA](https://intelixialab.es/auditoria-ia/) dibujamos vuestros procesos y calculamos el ahorro de cada uno antes de que gastéis en desarrollo. Y en proyectos a partir de 5.000 € os podemos enseñar un prototipo funcionando con vuestro caso antes de firmar; tenemos pocas plazas al mes. ## Para entender la automatización con IA ### Por qué la automatización es la IA que antes se paga De todo lo que la IA puede hacer en una empresa, automatizar procesos es lo que da un retorno **más rápido y más fácil de medir**: las horas que se dejan de teclear y los errores que dejan de corregirse se cuentan desde el primer mes. Además se puede empezar por un solo flujo y crecer desde ahí, sin un gran proyecto inicial. Por eso suele ser el primer paso que sale de una [Auditoría IA](https://intelixialab.es/auditoria-ia/). ### Más allá de las reglas: lo que añade la IA La automatización clásica necesita que todo llegue igual: el mismo formato, los mismos campos. La IA quita esa limitación: entiende un correo escrito de cualquier manera, lee facturas de proveedores que no ha visto nunca y clasifica una incidencia por lo que cuenta. Eso amplía mucho lo que se puede automatizar, siempre con una persona revisando lo que la IA no tiene claro. ### Conectar los programas, el primer paso En muchas empresas el problema de fondo es que **el CRM no habla con el ERP** y el ERP no habla con la contabilidad, así que alguien hace de puente copiando datos. Antes de automatizar nada complejo, conviene construir esa capa de conexión: que la información fluya sola entre programas. Sobre esa base, cada automatización nueva es más rápida y más barata. Lo explicamos en [cómo conectar la IA con tus programas](https://intelixialab.es/guias/conectar-ia-con-tus-programas/). ### Automatizar en una pyme: dónde empieza el retorno Los proyectos que salen bien no empiezan con una transformación total, sino con un caso concreto y medible: la entrada de facturas, los pedidos que llegan por correo, el informe semanal o el seguimiento de presupuestos. Cuando el primero funciona, libera tiempo y el propio equipo pide el siguiente. Hay más ejemplos en [inteligencia artificial para pymes](https://intelixialab.es/guias/inteligencia-artificial-para-pymes/). ## También os puede servir [**Software a medida**Cuando el problema es la herramienta: un sistema propio.](https://intelixialab.es/soluciones/software-a-medida/) [**CRM y ERP a medida**Ventas, operaciones y facturación en un solo sitio.](https://intelixialab.es/soluciones/crm-erp-a-medida/) [**Agentes de IA**Atienden a clientes y consultan vuestros sistemas.](https://intelixialab.es/soluciones/agentes-ia/) ## ¿Qué proceso os quita más horas cada semana? [Reservar reunión](https://intelixialab.es/auditoria-ia/#agenda) [Auditoría IA →](https://intelixialab.es/auditoria-ia/) ## Siguiente paso Para ver si encaja con vuestra empresa: [reunión inicial gratuita de 30 minutos](https://intelixialab.es/auditoria-ia/#agenda) por videollamada, o [escribidnos](https://intelixialab.es/contacto/). - Correo: hola@intelixialab.es - WhatsApp: https://wa.me/34692136153?text=Hola%2C%20os%20escribo%20desde%20intelixialab.es.%20Me%20gustar%C3%ADa%20pedir%20informaci%C3%B3n. - Resumen de toda la web: https://intelixialab.es/llms.txt