¿Tengo que registrar la IA que usa mi empresa?
La respuesta corta es que casi seguro no. La larga es que hay dos obligaciones que sí te aplican desde hace tiempo, que casi nadie conoce, y que desde el 2 de agosto de 2026 se pueden inspeccionar.
La idea central: el Reglamento Europeo de IA no va de registrar programas. Va de que sepas qué usas, que tu gente sepa usarlo y que no engañes a nadie. Si usas ChatGPT, un copiloto o un asistente en tu web, casi con total seguridad no tienes que inscribir nada en ninguna base de datos europea.
1 · Por qué casi nadie tiene que registrar nada
El registro en la base de datos de la UE existe, pero está pensado para quien fabrica y vende sistemas de IA de alto riesgo — y, en algunos casos, para organismos públicos que los utilizan. Alto riesgo significa cosas como cribado automático de currículums, decisiones de crédito, dispositivos médicos o infraestructuras críticas.
Usar una herramienta de IA de terceros para redactar correos, resumir documentos o atender consultas no es eso. En el lenguaje del reglamento pasas a ser responsable del despliegue, no proveedor, y tus obligaciones son muchas menos.
En la práctica: si tu duda era «¿me tengo que dar de alta en algún sitio?», la respuesta para el 95 % de las pymes es no.
2 · Lo que sí te aplica, y ya está vigente
Aquí está lo que casi nadie ha mirado. Son dos cosas y ninguna es un trámite.
Alfabetización en IA (artículo 4) — desde febrero de 2025
Si en tu empresa se usa IA, tienes que garantizar que quien la usa tiene un nivel suficiente de formación para entender qué hace, dónde se equivoca y qué no debe meter dentro. No dice «haz un curso de X horas»: dice que sea suficiente para el uso que le dais y para el perfil de quien la maneja.
Es la obligación más ignorada de todo el reglamento, y también la más razonable: casi todos los problemas serios que hemos visto en empresas vienen de alguien usando una herramienta que no entendía.
Transparencia (artículo 50)
Si una persona está hablando con una máquina, tiene derecho a saberlo. Si publicas contenido generado o manipulado con IA, hay que poder identificarlo.
En la práctica: que tu asistente de WhatsApp diga que es un asistente. Es una línea de texto y te ahorra la conversación incómoda.
3 · Qué cambió el 2 de agosto de 2026
Esa fecha es la de aplicabilidad general del reglamento. Para una pyme el cambio relevante no es que aparezcan obligaciones nuevas, sino que las autoridades nacionales ya pueden inspeccionar y sancionar las que ya existían.
Dicho de otro modo: la alfabetización del artículo 4 llevaba obligando desde febrero de 2025, pero sin nadie mirando. Ahora hay quien mira.
Las obligaciones duras de los sistemas de alto riesgo, en cambio, se aplazaron a diciembre de 2027. Si alguien te intenta vender urgencia con eso, va con prisa que no le corresponde.
4 · El inventario que sí deberías tener
Aunque no tengas que registrar nada fuera, sí conviene tener un registro dentro. No por la ley: porque no puedes controlar lo que no sabes que existe. En casi todas las empresas donde entramos aparece IA que la dirección no sabía que se estaba usando.
Con una hoja de cálculo y estas columnas vas sobrado:
| Qué anotar | Por qué importa |
|---|---|
| Herramienta y plan contratado | El plan decide si entrenan con tus datos o no |
| Quién la usa y para qué | Distingue el uso puntual del proceso crítico |
| Qué datos entran | Si hay datos personales, entra también el RGPD |
| Quién valida la salida | La respuesta a «¿y esto quién lo revisa?» no puede ser «nadie» |
| Formación recibida | Es tu prueba del artículo 4 |
Ese último punto es el que más se olvida y el único que te van a pedir por escrito.
5 · Checklist de adopción
Por orden, para una pyme que empieza:
- Haz el inventario de arriba. Pregunta al equipo, no lo supongas.
- Pasa las cuentas personales a cuentas de empresa donde haya datos de clientes.
- Escribe media página de reglas internas: qué se puede meter y qué no.
- Forma al equipo y guarda constancia de que lo hiciste.
- Avisa cuando quien responde sea una máquina.
- Revisa que tu política de privacidad refleje lo que realmente haces.
6 · Lo que NO tienes que hacer
Porque hay bastante ruido vendiendo miedo:
- No tienes que inscribirte en ningún registro europeo por usar ChatGPT.
- No necesitas un certificado ni un sello de nadie.
- No hace falta un comité de ética ni un documento de cien páginas.
- No tienes que dejar de usar IA mientras te organizas.
Y dónde encaja esto con lo que hacemos
Lo decimos abiertamente porque es el único punto donde la ley y nuestro trabajo coinciden: el artículo 4 es, literalmente, una obligación de formar al equipo. Nuestro taller de IA cubre exactamente eso — uso con criterio, qué no meter en una herramienta y cómo revisar lo que devuelve — y te deja constancia de la formación.
Si prefieres empezar por entender qué estáis usando ya, el radar de operación incluye ese inventario. Y si solo quieres preguntar si algo concreto os aplica, escríbenos y te lo decimos sin más.