Automatización de entrada de facturas y documentos
Del buzón de correo de tu despacho a tu programa contable, sin que nadie de tu equipo teclee un solo dato. La IA lee, clasifica, extrae y registra; tu equipo solo valida.
El proceso que más horas devora en cualquier despacho
Cada mes se repite la misma escena: los clientes envían facturas por correo, WhatsApp, fotos del móvil o carpetas compartidas. Alguien de tu equipo las descarga, las renombra, identifica el cliente, teclea proveedor, base, IVA y total en el programa contable, y persigue al que todavía no ha mandado nada. Multiplicado por 40, 60 o 100 clientes, hablamos de la mayor bolsa de horas no facturables del despacho. Casos documentados en asesorías españolas sitúan el ahorro en 50-70 horas al mes por técnico cuando este proceso se automatiza.
Cómo funciona la automatización
- Recepción unificada. Un buzón (o portal) recoge todo lo que envían tus clientes: PDF, fotos, escaneos, XML. Se acabó el "me lo mandó por WhatsApp y no lo encuentro".
- Lectura con OCR + IA. El sistema extrae proveedor, fecha, número, base imponible, tipo de IVA, retenciones y total, también en facturas mal escaneadas o con formatos raros. La IA entiende el contexto, no solo lee caracteres.
- Clasificación automática. Cada documento se asigna al cliente y a la cuenta contable correcta según las reglas de tu despacho, aprendiendo de vuestras correcciones.
- Registro en tu programa. Los datos entran en tu software de gestión: por API en herramientas como Holded o Quipu, o mediante ficheros de importación en a3 y Sage.
- Validación humana. Tu equipo revisa un panel con lo procesado y las dudas marcadas. La IA propone; el técnico decide.
- Reclamación automática. El sistema detecta qué clientes no han enviado documentación y les reclama por correo con recordatorios educados y persistentes.
Regla de oro de Intelixia Lab: ningún dato entra en la contabilidad sin posibilidad de supervisión humana. La automatización elimina el tecleo, no el criterio profesional.
Cada trimestre eran dos personas una semana entera metiendo facturas. Este trimestre lo cerró una persona en día y medio, y la mitad fue revisar lo que el sistema ya había hecho. No es magia: los primeros quince días hubo que afinarlo y avisamos de cada fallo. Desde entonces, solo.
Qué incluye el servicio
- Análisis de tu flujo documental actual y diseño del circuito automatizado.
- Implantación completa: buzón de recepción, motor OCR+IA, reglas de clasificación e integración con tu programa.
- Pruebas con documentación real de tu despacho antes de arrancar.
- Formación de tu equipo (2 horas) y manual de uso.
- Soporte y ajuste de reglas durante los primeros 3 meses.
- Cumplimiento RGPD documentado: contrato de encargado de tratamiento y registro de proveedores utilizados.
Precio orientativo
| Alcance | Implantación | Mantenimiento |
|---|---|---|
| Despacho pequeño (hasta ~40 clientes activos) | 1.500 – 2.500 € | desde 100 €/mes |
| Despacho mediano (40–120 clientes) | 2.500 – 4.000 € | desde 150 €/mes |
| Despacho grande o multi-sede | presupuesto a medida | según volumen |
El presupuesto siempre es cerrado y con estimación de ahorro en horas: si los números no salen, te lo decimos antes de empezar. Puedes hacerte una idea con nuestra calculadora de ahorro.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con facturas en papel o fotos hechas con el móvil?
Sí. El OCR con IA actual procesa fotos torcidas, tickets arrugados y escaneos de baja calidad con tasas de acierto muy altas. Los documentos ilegibles se marcan para revisión manual en lugar de registrarse mal.
¿Qué pasa con VeriFactu y la factura electrónica obligatoria?
El calendario oficial sitúa VeriFactu en enero de 2027 para sociedades y julio de 2027 para autónomos, y la factura electrónica B2B llegará después por tramos. Automatizar ahora tu circuito documental te deja preparado: cuando tus clientes emitan en formatos electrónicos estructurados, tu despacho ya tendrá el proceso digitalizado de punta a punta.
¿La IA ve los datos de mis clientes? ¿Es legal?
Diseñamos el flujo con minimización de datos y solo usamos proveedores con garantías RGPD y acuerdo de tratamiento de datos. Te entregamos la documentación del tratamiento para tu propio registro de actividades, y firmamos confidencialidad. Es el mismo estándar que exigirías a cualquier proveedor de software del despacho.
Uso a3 / Sage y no tiene API pública, ¿se puede integrar?
Sí. Con a3 y Sage trabajamos mediante los formatos de importación que ya soportan (ficheros de asientos, Excel estructurados) o automatizando los pasos de carga que hoy hace tu equipo a mano. Con Holded o Quipu la integración es directa por API.