Automatización de entrada de facturas y documentos
Del buzón de correo de tu despacho a tu programa contable, sin que nadie de tu equipo teclee un solo dato. La IA lee, clasifica, extrae y registra; tu equipo solo valida.
El proceso que más horas devora en cualquier despacho
Cada mes se repite la misma escena: los clientes envían facturas por correo, WhatsApp, fotos del móvil o carpetas compartidas. Alguien de tu equipo las descarga, las renombra, identifica el cliente, teclea proveedor, base, IVA y total en el programa contable, y persigue al que todavía no ha mandado nada. Multiplicado por 40, 60 o 100 clientes, hablamos de la mayor bolsa de horas no facturables del despacho. Casos documentados en asesorías españolas sitúan el ahorro en 50-70 horas al mes por técnico cuando este proceso se automatiza.
Cómo funciona la automatización
- Recepción unificada. Un buzón (o portal) recoge todo lo que envían tus clientes: PDF, fotos, escaneos, XML. Se acabó el "me lo mandó por WhatsApp y no lo encuentro".
- Lectura con OCR + IA. El sistema extrae proveedor, fecha, número, base imponible, tipo de IVA, retenciones y total, también en facturas mal escaneadas o con formatos raros. La IA entiende el contexto, no solo lee caracteres.
- Clasificación automática. Cada documento se asigna al cliente y a la cuenta contable correcta según las reglas de tu despacho, aprendiendo de vuestras correcciones.
- Registro en tu programa. Los datos entran en tu software de gestión: por API en herramientas como Holded o Quipu, o mediante ficheros de importación en a3 y Sage.
- Validación humana. Tu equipo revisa un panel con lo procesado y las dudas marcadas. La IA propone; el técnico decide.
- Reclamación automática. El sistema detecta qué clientes no han enviado documentación y les reclama por correo con recordatorios educados y persistentes.
Regla de oro de Intelixia Lab: ningún dato entra en la contabilidad sin posibilidad de supervisión humana. La automatización elimina el tecleo, no el criterio profesional.
Un ejemplo con números. Una asesoría de 7 personas donde dos pasan una semana por trimestre metiendo facturas (unas 80 horas): con la lectura automática, una persona lo cierra en día y medio, y buena parte de ese tiempo es revisar lo que el sistema ya ha hecho. Las dos primeras semanas se afinan los proveedores raros; después, el tecleo desaparece. Es una estimación a partir de casos del sector: en el diagnóstico lo calculamos con tus datos.
Qué incluye el servicio
- Análisis de tu flujo documental actual y diseño del circuito automatizado.
- Implantación completa: buzón de recepción, motor OCR+IA, reglas de clasificación e integración con tu programa.
- Pruebas con documentación real de tu despacho antes de arrancar.
- Formación de tu equipo (2 horas) y manual de uso.
- Soporte y ajuste de reglas durante los primeros 3 meses.
- Cumplimiento RGPD documentado: contrato de encargado de tratamiento y registro de proveedores utilizados.
Precio orientativo
| Alcance | Implantación | Mantenimiento |
|---|---|---|
| Despacho pequeño (hasta ~40 clientes activos) | 1.500 – 2.500 € | desde 100 €/mes |
| Despacho mediano (40–120 clientes) | 2.500 – 4.000 € | desde 150 €/mes |
| Despacho grande o multi-sede | presupuesto a medida | según volumen |
El presupuesto siempre es cerrado y con estimación de ahorro en horas: si los números no salen, te lo decimos antes de empezar. Puedes hacerte una idea con nuestra calculadora de ahorro.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con facturas en papel o fotos hechas con el móvil?
Sí. El OCR con IA actual procesa fotos torcidas, tickets arrugados y escaneos de baja calidad con tasas de acierto muy altas. Los documentos ilegibles se marcan para revisión manual en lugar de registrarse mal.
¿Qué pasa con VeriFactu y la factura electrónica obligatoria?
El calendario oficial sitúa VeriFactu en enero de 2027 para sociedades y julio de 2027 para autónomos, y la factura electrónica B2B llegará después por tramos. Automatizar ahora tu circuito documental te deja preparado: cuando tus clientes emitan en formatos electrónicos estructurados, tu despacho ya tendrá el proceso digitalizado de punta a punta.
¿La IA ve los datos de mis clientes? ¿Es legal?
Diseñamos el flujo con minimización de datos y solo usamos proveedores con garantías RGPD y acuerdo de tratamiento de datos. Te entregamos la documentación del tratamiento para tu propio registro de actividades, y firmamos confidencialidad. Es el mismo estándar que exigirías a cualquier proveedor de software del despacho.
Uso a3 / Sage y no tiene API pública, ¿se puede integrar?
Sí. Con a3 y Sage trabajamos mediante los formatos de importación que ya soportan (ficheros de asientos, Excel estructurados) o automatizando los pasos de carga que hoy hace tu equipo a mano. Con Holded o Quipu la integración es directa por API.