Las tareas que os quitan horas cada semana, hechas solas: documentos que se leen, datos que pasan entre programas y avisos a quien tiene que decidir. Sin cambiar de ERP.
Sin cambiar de programasLas excepciones, a una personaPrecio cerrado por proceso
Facturas, albaranes, pedidos y formularios que alguien copia a mano de un sitio a otro.
Un número mal copiado acaba en un cobro tarde, un pedido equivocado o una corrección de impuestos.
El CRM, el ERP, el correo y las hojas de cálculo viven cada uno por su lado.
Más clientes significa más papeleo, y el papeleo crece más rápido que las ventas.
La IA lee facturas, albaranes, pedidos y correos, extrae los datos, los comprueba (sumas, NIF, fechas) y los registra donde toca.
Desde que llega el documento o el aviso hasta que queda registrado y avisado quien tenga que saberlo, con a3, Sage, Holded, vuestro CRM o el correo.
Los informes que alguien prepara cada semana salen solos y la IA os resume lo importante: lo que ha cambiado y lo que requiere atención.
Lo que no cuadra se para y avisa con todo el contexto. Cada paso queda registrado para saber qué pasó y cuándo.
Grabación real del lector de facturas con una factura de ejemplo: proveedor, NIF, base, IVA y total, sin teclear nada. Podéis probarlo con una vuestra.
Si una tarea se repite y tiene reglas, se puede automatizar. En la oficina suelen ser las mismas: facturas y albaranes que se teclean, pedidos que llegan por correo, datos que se copian del CRM al ERP, informes que alguien monta cada lunes y recordatorios de plazos que dependen de la memoria de una persona.
Lo que no conviene automatizar: decisiones que dependen del criterio de alguien con experiencia, procesos que cambian cada mes o tareas que se hacen tres veces al año. Ahí la IA puede ayudar a preparar el trabajo, pero no a hacerlo sola, y os lo diremos antes de presupuestar.
El dinero que más se pierde sin ruido suele estar en el seguimiento comercial: presupuestos que nadie persigue o clientes que dejan de comprar sin que nadie lo note. En despachos y gestorías, en la entrada de facturas. Si no sabéis cuál es el vuestro, la Auditoría IA lo calcula proceso a proceso.
Medido antes y después, para que el ahorro sea un número y no una impresión.
Pasos, programas, excepciones y cuánto tiempo lleva hoy. Es la línea base para medir el ahorro.
Unimos los programas que intervienen y decidimos qué sistema manda sobre cada dato.
Funciona con casos reales y una persona revisa lo que hace hasta que demuestra que acierta.
Avisos si algo falla, registro de cada paso y comparación con la línea base.
Conectores a medida para que los datos pasen entre programas sin teclearlos y la IA pueda trabajar con ellos.
Presupuestos, facturas, gastos leídos con IA, impuestos y banco en una sola plataforma.
Depende de cuántos programas haya que conectar, de cuántas excepciones tenga el proceso y del volumen. Como orientación, automatizar un proceso concreto conectado a vuestros programas está entre 2.400 € y 17.500 € + IVA, pago único, con precio cerrado antes de empezar. Después, una cuota opcional de mantenimiento. Desglosamos los precios por tipo de proceso en cuánto cuesta implantar IA en una pyme.
Busca uno que reúna cuatro cosas: se repite mucho, sus reglas se pueden explicar en una pizarra, alguien puede revisar lo que sale y hoy ya se puede medir (horas, fallos, retrasos). Mejor no estrenarse con el proceso más sensible de la empresa, aunque sea el que más molesta: el primero sirve para demostrar que esto funciona. Los que mejor salen en una pyme están ordenados en qué procesos puede automatizar una pyme con IA.
No. Nos conectamos a ellos por su API, por exportaciones o por correo, también con programas como a3 o Sage que no siempre tienen API abierta. Solo proponemos cambiar algo si de verdad compensa, y lo decidís vosotros.
Sí, y es lo habitual: en el trabajo real siempre hay casos raros. Lo que se repite sale solo; lo que no encaja se aparta y le llega a quien decide, con la información ya preparada para resolverlo en un momento. Los pasos que necesitan permiso se quedan en un botón de aprobar. Y cuando un caso raro aparece una y otra vez, se convierte en una regla más.
Un proceso sencillo con uno o dos programas, de 2 a 3 semanas. Con varias integraciones y validaciones, de 4 a 8 semanas. Entregamos por partes, así que veis resultados antes de terminar.
Se detiene, avisa y deja el caso pendiente para revisarlo. Nada se pierde por el camino: cada paso queda registrado para saber qué pasó y cuándo, y los fallos pasajeros (un programa que no responde) se reintentan solos.
El documento entra por donde llega hoy (correo, carpeta o escáner) y la IA extrae proveedor, NIF, número, fecha, base, IVA y total, sin plantillas por proveedor. Después comprueba que las sumas cuadren y que el proveedor exista, y lo registra en vuestro programa. Lo que no cuadra pasa a una persona. Lo contamos paso a paso en cómo automatizar la entrada de facturas y está en marcha en nuestra lectura de facturas con IA.
Sí. La IA lee el buzón, clasifica cada correo (pedido, consulta, incidencia, factura), saca los datos del texto y de los adjuntos, y hace lo que toca: crear el pedido, abrir la incidencia o preparar un borrador de respuesta. Lo normal es empezar con borradores que una persona revisa y dejar que actúe solo cuando los datos demuestran que acierta.
Las integraciones conectan programas por dentro (API) y son lo más fiable: siempre se miran primero. El RPA imita clics en pantalla y sirve para programas antiguos sin otra vía, pero se rompe cuando cambia la pantalla. La IA aporta lo que las otras no tienen: entender un correo escrito a mano alzada o leer una factura con un diseño nuevo. Casi todos los proyectos combinan IA para interpretar e integraciones para ejecutar.
Sí, y suele ser de lo que más dinero deja encima de la mesa: presupuestos enviados que nadie persigue, clientes que llevan meses sin comprar o contactos que se enfrían. El sistema detecta cada caso y prepara el mensaje adecuado para que una persona lo envíe. Ejemplo en presupuestos automáticos con IA.
Sí. Las conexiones van cifradas, los datos no se guardan fuera de vuestros sistemas salvo lo imprescindible para el flujo, se usan proveedores con servidores en Europa cuando hay datos personales y firmamos el contrato de encargado de tratamiento del RGPD.
Nosotros, con una cuota de soporte y mejoras que incluye vigilar que todo funciona y ajustarlo cuando cambian vuestros programas, o vuestro equipo: el código y la documentación son vuestros.
Sí. En la Auditoría IA dibujamos vuestros procesos y calculamos el ahorro de cada uno antes de que gastéis en desarrollo. Y en proyectos a partir de 5.000 € os podemos enseñar un prototipo funcionando con vuestro caso antes de firmar; tenemos pocas plazas al mes.
De todo lo que la IA puede hacer en una empresa, automatizar procesos es lo que da un retorno más rápido y más fácil de medir: las horas que se dejan de teclear y los errores que dejan de corregirse se cuentan desde el primer mes. Además se puede empezar por un solo flujo y crecer desde ahí, sin un gran proyecto inicial. Por eso suele ser el primer paso que sale de una Auditoría IA.
La automatización clásica necesita que todo llegue igual: el mismo formato, los mismos campos. La IA quita esa limitación: entiende un correo escrito de cualquier manera, lee facturas de proveedores que no ha visto nunca y clasifica una incidencia por lo que cuenta. Eso amplía mucho lo que se puede automatizar, siempre con una persona revisando lo que la IA no tiene claro.
En muchas empresas el problema de fondo es que el CRM no habla con el ERP y el ERP no habla con la contabilidad, así que alguien hace de puente copiando datos. Antes de automatizar nada complejo, conviene construir esa capa de conexión: que la información fluya sola entre programas. Sobre esa base, cada automatización nueva es más rápida y más barata. Lo explicamos en cómo conectar la IA con tus programas.
Los proyectos que salen bien no empiezan con una transformación total, sino con un caso concreto y medible: la entrada de facturas, los pedidos que llegan por correo, el informe semanal o el seguimiento de presupuestos. Cuando el primero funciona, libera tiempo y el propio equipo pide el siguiente. Hay más ejemplos en inteligencia artificial para pymes.