El equipo pregunta como hablaría con un compañero y el asistente responde con vuestros manuales, procedimientos y contratos, citando de dónde sale cada dato. Con permisos por persona y los datos en Europa.
Cita la fuente de cada respuestaPermisos por personaDatos en la Unión Europea
Busca entre los documentos a los que cada persona tiene acceso y responde citando el documento, la cláusula y la página.
30 días naturales, por escrito y con acuse de recibo. Si no se avisa a tiempo, el contrato se renueva un año más con las mismas condiciones.
Está en carpetas, correos y manuales que nadie abre. Se acaba preguntando al de siempre.
Cuando se va de vacaciones o deja la empresa, ese conocimiento se va con ella.
Cada nueva persona necesita a otra al lado para aprender procedimientos que ya están escritos.
Sin una fuente única, los procedimientos se interpretan distinto en cada centro.
Busca en manuales, procedimientos y contratos la parte que responde y la explica en lenguaje claro, con el documento y el apartado de donde sale.
Resume un contrato, compara dos versiones de un procedimiento o prepara un borrador a partir de vuestra documentación.
Cada persona solo obtiene respuestas de lo que ya puede ver. Lo sensible queda para quien corresponde.
Mide qué se pregunta, qué queda sin respuesta y qué documentos están desfasados, para que la información mejore cada mes.
Un asistente interno usa una técnica llamada RAG (generación aumentada con recuperación): cuando alguien pregunta, el sistema busca en vuestros documentos los fragmentos que responden y la IA redacta la respuesta solo con esos fragmentos, citando el documento y el apartado. Si no encuentra nada, lo dice. Por eso no hace falta «entrenar» ningún modelo: basta con que la documentación esté ordenada y al día.
Lo que marca la diferencia no es el modelo de IA, sino el trabajo de alrededor: qué fuentes entran, quién es responsable de cada una, qué permisos hay y cómo se mide. Por eso empezamos con un departamento y sus documentos principales, medimos durante unas semanas y después ampliamos. Lo explicamos con precios y riesgos en la guía asistente de IA con los documentos de tu empresa.
Si lo que necesitáis es que todo el equipo use la IA en el día a día de forma segura (redactar, resumir, traducir), la IA privada para el equipo es más sencilla y barata. Si además el asistente debe consultar vuestros programas (stock, pedidos, fichas de cliente), hablamos de un agente de IA.
Un departamento primero, con sus documentos y sus preguntas reales; después, el resto.
Elegimos los documentos que más se consultan, quién es responsable de cada uno y quién puede ver qué.
Unas semanas con preguntas reales. Cada respuesta se puede marcar como útil o errónea.
En la intranet, Teams, Slack o el móvil, y conectado a vuestros programas si hace falta.
Preguntas sin respuesta, tiempo ahorrado y nuevas áreas, revisados cada mes.
Un asistente que responde a las preguntas del equipo con la documentación de la empresa (manuales, procedimientos, contratos, fichas técnicas, convenio) y dice de qué documento sale cada respuesta. Técnicamente se llama RAG: primero busca los fragmentos que responden y después redacta con ellos.
Se limita a responder con vuestros documentos, cita siempre la fuente y, si no encuentra nada, lo dice en vez de inventar. Así cualquiera comprueba la respuesta en un clic. Medimos las preguntas sin respuesta para mejorar los documentos.
No. El asistente respeta los permisos: cada persona solo obtiene respuestas de los documentos que ya puede ver (nóminas, contratos o precios quedan para quien corresponde).
En proveedores con servidores en la Unión Europea, o en un servidor vuestro si nada puede salir de la empresa. Vuestros datos no se usan para entrenar modelos de terceros y firmamos el contrato de encargado de tratamiento.
PDF, Word, Excel, presentaciones, páginas de una intranet o wiki, carpetas compartidas (Google Drive, SharePoint) y, si hace falta, datos de vuestro ERP o CRM. Se actualiza solo cuando cambia un documento.
Funciona con miles de documentos a la vez, respeta permisos, cita la fuente, se conecta con vuestros programas y queda medido. Para un uso puntual basta con la IA privada para el equipo; el asistente interno es para cuando la información es mucha y se consulta cada día.
Depende del volumen de documentos, de los permisos y de las conexiones. Lo detallamos en asistente de IA con los documentos de tu empresa, con rangos orientativos; para vuestro caso, os damos un presupuesto cerrado tras la reunión inicial.
Un piloto con un departamento y sus documentos principales, en tres o cuatro semanas. Después se amplía a más áreas y fuentes.
Sí. Puede estar en una web interna, en Teams o Slack, o en el móvil de los técnicos de campo, con el mismo acceso y los mismos permisos.
Sí, con lo básico bien hecho: el equipo sabe que habla con una IA, recibe formación y las decisiones importantes las sigue tomando una persona. Lo resumimos en el cumplimiento del AI Act.
Entrenar un modelo con vuestros datos es caro, lento y difícil de actualizar. Con RAG, el modelo no cambia: en cada pregunta se le entregan los fragmentos de vuestros documentos que responden. Cuando un procedimiento cambia, basta con actualizar el documento y el asistente lo usa al momento.
Los que más se consultan y los que más errores provocan si se interpretan mal: procedimientos de operación, condiciones con clientes y proveedores, fichas técnicas y el convenio. Con veinte o treinta documentos bien elegidos se cubre la mayoría de preguntas de un departamento.
Con tres datos: qué parte de las preguntas recibe respuesta útil, cuántas quedan sin respuesta (y sobre qué tema) y cuánto tiempo se ahorra frente a buscar o preguntar. Las preguntas sin respuesta son la mejor lista de documentos que hay que escribir o actualizar.