Respuesta corta: un asistente de IA con los documentos de la empresa (técnicamente, RAG: generación aumentada con recuperación) busca en vuestros manuales, procedimientos y contratos la parte que responde a cada pregunta y redacta la respuesta citando la fuente. Sirve para que el equipo encuentre en segundos lo que hoy pregunta a un compañero. Con herramientas estándar cuesta unas decenas de euros por persona y mes; uno a medida, conectado a vuestros sistemas y con permisos por departamento, suele ir de 3.000 a 15.000 € de implantación más el consumo de IA.
Cómo funciona, sin tecnicismos
- Se cargan los documentos (PDF, Word, wikis, carpetas compartidas) y se trocean en fragmentos.
- Cuando alguien pregunta, el sistema busca los fragmentos más relacionados.
- La IA redacta la respuesta solo con esos fragmentos y enlaza el documento y el apartado de donde sale.
- Si no encuentra nada, lo dice, en vez de inventar.
Para qué sirve en una empresa
| Área | Ejemplo de pregunta |
|---|---|
| Operaciones | «¿Cuál es el procedimiento para una devolución de más de 500 €?» |
| Técnicos de campo | «¿Qué par de apriete lleva la válvula del modelo X?» |
| Comercial | «¿Qué condiciones tiene el contrato marco con este cliente?» |
| Recursos humanos | «¿Cuántos días de permiso hay por mudanza según el convenio?» |
| Calidad | «¿Qué registros pide la norma para este proceso?» |
Qué hace falta para que funcione bien
- Documentos al día: si el manual está desfasado, la respuesta también. Conviene una persona responsable de cada fuente.
- Permisos: que cada persona solo vea lo que ya puede ver (nóminas, contratos, precios).
- Citas siempre: cada respuesta con su documento, para comprobarla en un clic.
- Medición: preguntas sin respuesta y respuestas marcadas como erróneas, para mejorar las fuentes.
Opciones y precios
| Opción | Coste orientativo | Cuándo encaja |
|---|---|---|
| Plan de empresa de un asistente comercial (con carpetas de documentos) | 20-40 € por persona y mes | Pocos documentos y sin permisos complejos |
| Asistente a medida con vuestros documentos y permisos | 3.000-15.000 € + consumo | Muchos documentos, varios departamentos, datos sensibles |
| Modelo en servidor propio | Hardware de 2.000-4.000 € o más + mantenimiento | Cuando nada puede salir de la empresa |
Si solo queréis que el equipo use la IA de forma segura para el día a día, la IA privada para el equipo tiene una cuota por persona y mes según el tamaño del equipo.
Riesgos y cómo se controlan
- Que se invente cosas: se limita a responder con los documentos, cita la fuente y dice «no lo sé» cuando no hay respuesta.
- Fugas de datos: proveedores con servidores en la Unión Europea, sin entrenar modelos con vuestra información, y permisos por persona.
- Ley: el Reglamento europeo de IA pide que el equipo sepa que habla con una IA y que tenga formación básica; lo cuenta la guía de alfabetización en IA.
Cuándo no compensa
Si los documentos caben en una carpeta que todo el mundo conoce, o si las dudas se resuelven en una conversación de dos minutos, basta con ordenar la información. Compensa cuando hay mucha documentación, rotación de personal o equipos repartidos en varias sedes.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un asistente RAG?
Un asistente de IA que, antes de responder, busca en los documentos de la empresa los fragmentos relacionados con la pregunta y redacta la respuesta solo con ellos, citando el documento de donde sale cada dato.
¿Cuánto cuesta un asistente de IA con los documentos de la empresa?
Con un plan de empresa estándar, unos 20-40 € por persona y mes; uno a medida con permisos por departamento y conectado a vuestros sistemas suele costar entre 3.000 y 15.000 € de implantación, más el consumo de IA.
¿Puede inventarse respuestas?
Se reduce mucho limitándolo a responder con vuestros documentos, obligándole a citar la fuente y a decir que no lo sabe cuando no encuentra nada. Aun así, en decisiones importantes conviene comprobar la fuente citada.
¿Dónde se guardan los documentos?
En proveedores con servidores en la Unión Europea, o en un servidor propio si nada puede salir de la empresa. Los datos no se usan para entrenar modelos de terceros.
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Plantilla de política de uso de IA
Una página lista para adaptar: qué herramientas se usan, qué datos no se meten nunca, quién revisa lo que sale y a quién avisar. Con los 9 pasos para ponerla en marcha.