¿En qué se diferencia de HubSpot, Salesforce u Odoo?
Esos programas son buenos y, si vuestro proceso encaja con ellos, os lo diremos. Un CRM o ERP a medida se construye sobre vuestro proceso: vuestras etapas de venta, vuestros documentos, vuestras reglas. No pagáis por usuario ni por funciones que no usáis, y se conecta con el resto de la operación, no solo con ventas. También podemos hacer solo la parte que os falta y conectarla al programa que ya tenéis.
¿Cuánto cuesta un CRM o ERP a medida?
Como orientación, una primera versión útil parte de unos 7.000 € + IVA, y crece por módulos según lo que necesitéis (ventas, pedidos, facturación, portal de clientes). Lo presupuestamos con precio cerrado por fases tras la reunión inicial o una Auditoría IA. Al no pagar licencias por usuario, la comparación con un programa estándar suele mejorar cuanto más crece el equipo.
¿Podemos migrar los datos de nuestro CRM o de los Excel sin perder nada?
Sí. Migramos clientes, oportunidades, historial y documentos de forma ordenada, detectando duplicados y registros incompletos antes de importarlos, y os enseñamos el resultado para validarlo. Durante unas semanas se puede trabajar en paralelo para comprobar que los números coinciden.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Una primera versión con lo esencial (clientes, embudo de ventas y presupuestos, por ejemplo) suele estar en uso en uno o dos meses. Después se añaden módulos por fases, cada uno funcionando antes de empezar el siguiente.
¿Cómo se conectan el CRM y el ERP para que no se pisen?
Lo primero es decidir qué programa es la referencia para cada dato: lo normal es que el ERP mande en artículos, tarifas, existencias y facturación, y el CRM en clientes, oportunidades y lo que hace el equipo comercial. Con eso claro, cada dato viaja en un sentido, en el momento o por tandas, con una clave compartida para no duplicar fichas. Y hay que dejar resuelto qué pasa cuando un dato no puede pasar: se queda en una lista y alguien recibe el aviso.
¿Es mejor un ERP estándar o uno personalizado?
El estándar conviene si vuestros procesos son parecidos a los de cualquier empresa del sector y estáis dispuestos a adaptaros a él. El personalizado gana cuando la forma de trabajar es lo que os diferencia, cuando el estándar necesita tantos añadidos que acaba costando más, o cuando cada cambio depende de los plazos y tarifas de otro. La señal más clara: un ERP rodeado de hojas de cálculo que cubren lo que no hace.
¿Cómo dejamos atrás los Excel sin que se pare nada?
Poco a poco. Primero localizamos las pocas hojas de las que de verdad depende el día a día y entendemos para qué nacieron, porque casi siempre tapan una carencia real. Esa carencia se resuelve en la plataforma, se pasan los datos y durante unas semanas se usan las dos cosas a la vez, comparando resultados. Cuando todo coincide, la hoja se archiva. El error típico es quitarla antes de tiempo, cuando el programa nuevo todavía no cubre los casos especiales que solo estaban en la cabeza de quien la llevaba.
¿Qué hace la IA dentro del CRM?
Lo útil y comprobable: resume la historia de cada cliente antes de una reunión, avisa de las oportunidades que llevan días sin movimiento, propone el siguiente paso, redacta borradores de seguimiento y lee los documentos que entran (pedidos, facturas) para registrarlos. Siempre con una persona decidiendo, y sin predicciones mágicas: si no hay datos suficientes para estimar algo, no se estima.
¿Pueden entrar nuestros clientes y proveedores?
Sí, y es de lo que más rápido se agradece. Vuestros clientes pueden entrar a ver sus pedidos, facturas y envíos, bajarse documentos y pedir sin tener que escribir ni llamar a la oficina. Vuestros proveedores pueden dejar sus facturas y albaranes y ver qué se les ha pagado. Cada usuario ve solo lo suyo y queda registro de lo que hace.
¿La facturación cumple VeriFactu y la factura electrónica?
La diseñamos para cumplirlas: numeración correlativa, registro de cada factura y conexión con la Agencia Tributaria cuando sea obligatorio. Las fechas y lo que cambia están en VeriFactu y factura electrónica obligatoria. Si ya tenéis un programa de facturación homologado, también podemos conectarnos a él en vez de sustituirlo.
¿Nuestros datos comerciales están seguros?
Sí: servidores en la Unión Europea (o los vuestros), conexiones cifradas, copias de seguridad automáticas, permisos por persona y registro de quién ha visto o cambiado qué. Los datos son vuestros y os los podéis llevar cuando queráis.
¿Y si mañana necesitamos más?
Se añade. Al estar hecho a medida no hay límites de plan ni módulos que no se puedan tocar: nuevas pantallas, nuevos informes, más usuarios o conexiones con otros programas, con presupuesto aparte para cada ampliación.