Respuesta corta: un buen encargo (o brief) de un proyecto de IA o software cabe en dos páginas y responde a seis preguntas: qué problema hay y cuánto cuesta hoy, quién lo sufre, cómo se hace ahora, con qué programas y datos, qué sería un buen resultado y qué presupuesto y plazo hay. Con eso, las propuestas que recibáis serán comparables y los presupuestos, realistas. No hace falta describir la solución: eso es trabajo del proveedor.
Lo que debe llevar
| Apartado | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
| Problema y coste | Qué pasa y cuánto cuesta en horas o dinero | «La entrada de pedidos ocupa 60 horas al mes y hay un 4 % de errores» |
| Quién lo sufre | Equipos y personas implicadas | «Administración (3 personas) y los comerciales» |
| Cómo se hace hoy | Los pasos, aunque sea en una lista | «Llegan por correo, se copian al ERP, se revisa el stock…» |
| Sistemas y datos | Programas que se usan y dónde están los datos | «ERP Odoo, correo de Google, hojas de cálculo de tarifas» |
| Resultado esperado | Cómo sabréis que ha funcionado | «Pedidos en el ERP en menos de 1 hora, con revisión humana» |
| Presupuesto y plazo | Una horquilla y una fecha | «Entre 8.000 y 15.000 €; primer resultado antes de marzo» |
Errores que encarecen las propuestas
- Describir la solución en vez del problema («queremos un chatbot»): limita las propuestas y suele no ser lo que hace falta.
- No dar números: sin el coste actual, nadie puede proponer algo que se pague solo.
- Pedir todo a la vez: un encargo por fases recibe presupuestos más ajustados y menos riesgo.
- Ocultar el presupuesto: dar una horquilla evita propuestas de tamaños imposibles de comparar.
- Olvidar los datos: si los datos están desordenados, hay que decirlo; afecta al plazo.
Plantilla para copiar
1. EL PROBLEMA - Qué pasa: - Cuánto cuesta hoy (horas/mes, errores, dinero): 2. QUIÉN LO SUFRE - Equipos y nº de personas: 3. CÓMO SE HACE HOY - Pasos: - Excepciones habituales: 4. SISTEMAS Y DATOS - Programas (ERP, CRM, otros): - Dónde están los datos y en qué estado: 5. RESULTADO ESPERADO - Cómo sabremos que ha funcionado: - Qué debe seguir decidiendo una persona: 6. PRESUPUESTO Y PLAZO - Horquilla: - Fecha del primer resultado: 7. CONDICIONES - Datos en la UE / propiedad del código / mantenimiento:
Cómo comparar las propuestas
- ¿Atacan el problema que describisteis, con un ahorro estimado?
- ¿Entregan por fases, con algo funcionando pronto?
- ¿Queda claro qué se paga una vez y qué cada mes?
- ¿El código y los datos son vuestros?
- ¿Pueden enseñar algo parecido funcionando?
Si no tenéis claros los números del punto 1, por ahí empieza una Auditoría IA. Y para elegir quién lo hace, mirad cómo elegir socio tecnológico.
Para seguir leyendo: Y cuando tengáis propuesta: las 12 cláusulas que debe tener el contrato.
Si es lo que queréis resolverAuditoría IAQué compensa automatizar en vuestra empresa, cuánto ahorra y en qué orden, con un plan por fases y presupuesto.→Preguntas frecuentes
¿Qué es un brief de proyecto de software?
Un documento corto (unas dos páginas) que explica el problema, su coste, cómo se hace hoy, con qué sistemas y datos, qué resultado se espera y qué presupuesto y plazo hay, para recibir propuestas comparables.
¿Hay que describir la solución en el encargo?
No. Es mejor describir bien el problema y el resultado esperado; la solución es trabajo del proveedor. Así recibís propuestas más variadas y ajustadas.
¿Conviene decir el presupuesto?
Sí, al menos una horquilla. Evita propuestas de tamaños imposibles de comparar y ayuda a plantear el proyecto por fases.
¿Os ayudamos a preparar el encargo con vuestros números? En una reunión gratuita de 30 minutos lo dejamos encaminado.
Descarga gratis · Word editable
Plantilla de política de uso de IA
Una página lista para adaptar: qué herramientas se usan, qué datos no se meten nunca, quién revisa lo que sale y a quién avisar. Con los 9 pasos para ponerla en marcha.