Respuesta corta: elegid la empresa de desarrollo de software a medida por cómo entiende vuestro problema, no por la tecnología que usa. Una empresa seria os hace preguntas sobre vuestro proceso antes de hablar de precio, propone empezar por una primera versión pequeña que ya sirva, cierra el precio por fases, os deja el código y los datos a vuestro nombre y os explica cómo se mantiene después. Si en la primera reunión solo os enseña tecnologías y un presupuesto cerrado para «todo», seguid buscando.
Qué hace exactamente una empresa de desarrollo de software a medida
Construye un programa pensado para cómo trabaja vuestra empresa en lugar de adaptar vuestra forma de trabajar a un programa estándar. Puede ser una plataforma interna, un CRM o un ERP propio, un portal para clientes, una aplicación para el equipo de campo o la pieza que conecta los programas que ya tenéis. Cada vez más, ese software lleva inteligencia artificial dentro: lee documentos, contesta consultas con vuestros datos o avisa cuando algo se sale de lo normal.
Un buen proyecto no consiste solo en programar. Incluye entender el proceso, decidir qué entra en la primera versión y qué no, conectar con lo que ya usáis, probarlo con el equipo, ponerlo en marcha sin parar la empresa y mantenerlo después. Cuando comparéis empresas, comparad todo eso, no solo las horas de programación.
Los cuatro tipos de empresa que os vais a encontrar
Al buscar «empresa de desarrollo de software» salen perfiles muy distintos. Ninguno es mejor en abstracto: cada uno encaja con un tipo de proyecto.
| Tipo | Cuándo encaja | Riesgo principal | Qué pedirle |
|---|---|---|---|
| Freelance | Piezas pequeñas y bien definidas, una integración concreta, un prototipo | Si se va o enferma, el proyecto se para; nadie revisa su trabajo | Código en vuestro repositorio desde el primer día y documentación mínima |
| Estudio o agencia web | Webs, tiendas y aplicaciones sencillas con mucho peso de diseño | Poca experiencia con procesos internos, ERP o datos sensibles | Un proyecto parecido al vuestro que lleve tiempo en producción |
| Consultora tecnológica grande o factoría | Proyectos muy grandes, muchos sistemas, equipos propios de TI | Precio alto por estructura; quien vende no es quien construye | Nombre de las personas que van a trabajar en vuestro proyecto |
| Empresa especializada en software a medida (a menudo con IA) | Pymes y empresas medianas con un proceso concreto que les cuesta dinero | Capacidad limitada: pocos proyectos a la vez | Plazos realistas y quién os atiende si algo falla |
Si lo que buscáis es una relación larga, en la que el proveedor conozca vuestro negocio y proponga mejoras, mirad también la diferencia entre un socio tecnológico y un proveedor de software.
Antes de llamar a nadie: lo que tenéis que tener claro
La calidad de las propuestas depende de lo que contéis. Antes de la primera reunión conviene tener por escrito:
- El problema, en euros u horas. «Perdemos unas 20 horas a la semana pasando pedidos del correo al ERP» sirve mucho más que «queremos digitalizarnos».
- Quién lo va a usar y desde dónde: oficina, almacén, móvil, varias sedes.
- Con qué programas tiene que hablar: ERP, contabilidad, CRM, correo, WhatsApp, hojas de cálculo.
- Qué tiene que funcionar sí o sí en la primera versión y qué puede esperar.
- Un plazo y una inversión aproximada. No hace falta cerrarlo, pero sin una idea del presupuesto las propuestas no se pueden comparar.
Tenéis una plantilla en la guía sobre cómo preparar el encargo de un proyecto de software o de IA.
Ocho preguntas para la primera reunión
Las respuestas dicen más que cualquier presentación. Hacedlas tal cual:
- ¿Qué haríais en la primera versión y qué dejaríais fuera? Una empresa seria recorta. Si la respuesta es «todo», el proyecto se alargará.
- ¿Quién va a trabajar en nuestro proyecto? Nombres y papeles. Desconfiad si quien vende desaparece después de firmar.
- ¿Podemos ver algo vuestro que lleve meses funcionando? Mejor un sistema en producción con cifras que una demo preparada.
- ¿Cómo os conectáis con nuestro ERP o nuestra contabilidad? Que expliquen la vía concreta: API documentada, exportaciones, base de datos. Si no lo saben, que digan cómo lo van a averiguar antes de presupuestar.
- ¿Cómo se paga? Lo razonable es por fases, con pagos ligados a entregas que podéis probar, y no por horas abiertas.
- ¿De quién es el código y dónde está? La respuesta correcta es «vuestro, en un repositorio a vuestro nombre».
- ¿Qué pasa cuando esté terminado? Quién lo mantiene, cuánto cuesta y qué incluye. Lo explicamos con detalle en mantenimiento de un software a medida.
- ¿Cuándo nos diríais que no hagamos el proyecto? Una empresa que nunca desaconseja nada os está vendiendo, no asesorando.
Cómo comparar propuestas que parecen iguales
Dos presupuestos con la misma cifra pueden incluir cosas muy distintas. Ponedlos uno al lado del otro y comprobad estas líneas:
| Punto | Propuesta seria | Propuesta que conviene aclarar |
|---|---|---|
| Alcance | Lista de funciones por fase, con lo que queda fuera | «Desarrollo de la plataforma según necesidades» |
| Integraciones | Nombra cada programa y cómo se conecta | «Integración con sistemas existentes» sin más |
| Pruebas | Pruebas con vuestro equipo antes de cada pago | Una entrega final y un único pago grande |
| Puesta en marcha | Migración de datos, formación y periodo de convivencia | No aparece |
| Mantenimiento | Precio y contenido, separado del desarrollo | «A convenir» o incluido «para siempre» |
| Propiedad | Código, datos y documentación vuestros | Licencia de uso mientras paguéis una cuota |
| Plazos | Fechas por fase y qué pasa si se retrasan | Una única fecha final |
Si los precios os parecen muy distintos entre sí, en la guía de cuánto cuesta un software a medida explicamos qué encarece un presupuesto y cómo pedir uno que se pueda comparar.
Lo que tiene que quedar por escrito
La propiedad del código
Esto se pasa por alto a menudo. La Ley de Propiedad Intelectual solo atribuye al empresario de forma automática los derechos de explotación de un programa cuando lo crea un trabajador asalariado suyo en el ejercicio de sus funciones o siguiendo sus instrucciones, salvo pacto en contrario (artículo 97.4). Cuando lo desarrolla una empresa externa, la cesión de los derechos de explotación tiene que estar pactada en el contrato. Si no lo está, podéis encontraros con que el programa que habéis pagado no es vuestro del todo.
Los datos personales
Si el software va a tratar datos de clientes o de empleados, la empresa que lo aloja o que accede a esos datos para desarrollarlo, migrarlo o darle soporte actúa como encargada del tratamiento y el RGPD (artículo 28) exige un contrato que lo regule: qué datos trata, para qué, dónde se guardan y qué pasa con ellos al terminar.
El resto del contrato
Fases y pagos, criterios de aceptación de cada entrega, garantía de errores, mantenimiento, salida ordenada si cambiáis de proveedor y, si hay IA dentro, qué modelos se usan y dónde se procesan los datos. Tenéis la lista completa en las cláusulas de un contrato de proyecto de IA o software.
Si el software lleva inteligencia artificial: cuatro preguntas más
Cada vez más proyectos a medida incluyen IA: un asistente que contesta con vuestros datos, un lector de facturas o pedidos, un agente que prepara presupuestos en borrador. Eso añade riesgos que un desarrollo clásico no tiene, así que a las preguntas anteriores sumad estas:
- ¿Qué hace la IA y qué revisa una persona? En procesos con dinero, clientes o datos sensibles, la IA debería proponer y una persona decidir, al menos al principio. Desconfiad de los sistemas que «lo hacen todo solos» desde el primer día.
- ¿Cómo se mide si acierta? Pedid que os digan con qué casos reales lo van a probar y qué porcentaje de aciertos consideran suficiente antes de ponerlo en marcha.
- ¿Dónde se procesan vuestros datos y con qué modelo? Si el proveedor de IA está fuera de Europa, debe constar en el contrato y en el registro de tratamientos. Hay opciones con los datos en Europa o en vuestros propios servidores.
- ¿Cuánto cuesta el uso de la IA cada mes? Además del desarrollo, los modelos de IA se pagan por uso. Una propuesta seria lo estima con vuestro volumen y separa ese coste del mantenimiento.
Si todavía no sabéis si lo vuestro necesita IA o basta con un programa bien hecho, empezad por ahí: muchas veces la primera versión útil no lleva IA y se añade después, cuando el proceso ya funciona.
Señales de alarma
- Presupuesto cerrado para un proyecto grande sin haber visto vuestro proceso ni vuestros programas.
- No hay forma de hablar con quien va a programar.
- El código se queda en sus servidores y solo os dan acceso de uso.
- Todo se paga al principio o casi todo antes de ver nada funcionando.
- No mencionan pruebas, migración de datos ni formación.
- Os proponen rehacer programas que funcionan bien sin explicar por qué.
- Prometen ahorros en porcentaje antes de conocer vuestros números.
Cuándo no necesitáis una empresa de software a medida
A veces la mejor respuesta es no desarrollar nada. No compensa cuando:
- Un programa estándar cubre el 80 % de lo que necesitáis y el resto se puede ajustar con configuración. Comparadlo con calma en CRM a medida o estándar.
- El proceso cambia cada pocas semanas y todavía no sabéis cómo queréis trabajar.
- El ahorro no cubre la inversión en un plazo razonable: si el problema cuesta unos cientos de euros al año, un desarrollo a medida no se paga.
- No hay nadie en la empresa que vaya a usarlo y defenderlo. El mejor software fracasa si el equipo sigue con la hoja de cálculo.
Lista rápida antes de firmar: problema medido en horas o euros · primera versión acotada · personas con nombre · pagos por fases ligados a entregas · código y datos a vuestro nombre · contrato de encargado del tratamiento si hay datos personales · mantenimiento con precio · plan de salida.
Cómo lo hacemos nosotros
En Intelixia desarrollamos software a medida e inteligencia artificial para empresas desde Valencia, para clientes de toda España. Trabajamos así:
- Primera reunión gratuita de 30 minutos por videollamada, con quien va a construir el proyecto.
- Si no está claro qué hacer primero, una Auditoría IA de 690 a 1.750 € que se descuenta entera si después hacemos el proyecto.
- Software, CRM o ERP a medida desde unos 7.000 € la primera versión útil, con precio cerrado por fases y pagos por hitos.
- En proyectos desde 5.000 €, propuesta cerrada y prototipo de la parte clave sin coste, con pocas plazas al mes.
- El código y los datos son vuestros desde el primer día.
Podéis ver lo que ya funciona en empresas reales en nuestros proyectos.
Si es lo que queréis resolverAuditoría IAQué compensa automatizar en vuestra empresa, cuánto ahorra y en qué orden, con un plan por fases y presupuesto.→Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta contratar una empresa de desarrollo de software a medida?
Depende del alcance: una integración concreta puede costar unos pocos miles de euros y una plataforma completa, decenas de miles. En Intelixia, un software, CRM o ERP a medida empieza en unos 7.000 € la primera versión útil, con precio cerrado por fases. Lo importante es comparar qué incluye cada presupuesto: integraciones, pruebas, puesta en marcha y mantenimiento.
¿Es mejor un freelance o una empresa para un software a medida?
Un freelance encaja en piezas pequeñas y bien definidas. Para un sistema que va a usar toda la empresa y que hay que mantener años, conviene una empresa con más de una persona que conozca el código, revisión del trabajo y alguien que responda si algo falla.
¿De quién es el código de un software hecho a medida?
Los derechos de explotación solo son automáticamente de la empresa cuando lo programa un trabajador asalariado suyo en el ejercicio de sus funciones (artículo 97.4 de la Ley de Propiedad Intelectual), salvo pacto en contrario. Si lo desarrolla un proveedor externo, la cesión de los derechos tiene que estar en el contrato. Pedid que el código esté en un repositorio a vuestro nombre.
¿Cuánto se tarda en tener un software a medida funcionando?
Una herramienta interna o un CRM sencillo, de uno a tres meses; un ERP con varios módulos, de tres a seis meses por fases. Lo razonable es tener algo que se pueda probar en las primeras semanas y avanzar por fases, en lugar de esperar meses a una entrega final.
¿Tiene que estar la empresa de software en nuestra ciudad?
No es imprescindible: casi todo el trabajo se hace en remoto, con reuniones por videollamada. Sí ayuda que pueda desplazarse para el arranque, la puesta en marcha o la formación del equipo, y que trabaje en vuestro idioma y horario.
¿Qué hay que preguntar en la primera reunión con una empresa de software?
Qué harían en la primera versión y qué dejarían fuera, quién va a trabajar en el proyecto, algo suyo que lleve meses en producción, cómo se conectan con vuestro ERP, cómo se paga, de quién es el código, qué pasa cuando esté terminado y cuándo os dirían que no hagáis el proyecto.
¿Estáis comparando empresas para un software a medida? En una reunión gratuita por videollamada repasamos vuestro proyecto, os decimos qué haríamos en la primera versión y qué dejaríamos fuera, y si no compensa, también os lo decimos.
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Plantilla de política de uso de IA
Una página lista para adaptar: qué herramientas se usan, qué datos no se meten nunca, quién revisa lo que sale y a quién avisar. Con los 9 pasos para ponerla en marcha.