Que la fuga de las once de la noche no os pille con el contestador
Un vecino llama por una avería cuando el despacho está cerrado. Otro, por tercera vez, por el mismo recibo. En semana de junta, media comunidad pregunta lo mismo. Un asistente con IA coge esas llamadas y esos WhatsApp a cualquier hora, contesta lo de cada día con vuestra información y os deja cada aviso escrito y ordenado para cuando abráis.
Teléfono, WhatsApp y webCada vecino, solo lo suyoDatos en la UE
Lo que entra en un despacho de fincas, a todas horas
Averías fuera de horario
Agua que cae del techo un martes a las once, el ascensor parado un domingo. Salta el contestador, el vecino deja medio mensaje y por la mañana hay cuatro llamadas perdidas y un presidente enfadado.
El mismo recibo, tres veces
Por qué me ha llegado este recibo, cuánto queda de la derrama, el certificado de deuda para vender el piso. Cada llamada obliga a alguien a buscarlo, mientras la línea de las averías sigue sonando.
La semana de la junta
A qué hora es, si se puede delegar el voto, dónde está el acta de la última, qué se vota en el punto tres. Las mismas preguntas de decenas de propietarios en pocos días.
Avisos repartidos por todas partes
Un parte por teléfono, otro por WhatsApp, otro en el correo de la oficina. Sin un sitio único, cuesta saber qué está abierto, con qué gremio y desde cuándo.
El teléfono, el WhatsApp y la web, atendidos con vuestra información
Averías a cualquier hora
Coge la llamada con una voz natural, pregunta dirección, puerta y qué pasa, distingue lo urgente y sigue vuestro protocolo de guardia. Por la mañana tenéis el parte escrito.
WhatsApp ordenado
Los avisos y las consultas por WhatsApp llegan con la comunidad, el piso y el motivo, y una persona del despacho decide lo que no es de trámite.
Juntas, actas y normas
Contesta con vuestra documentación: convocatorias, actas, normas de cada comunidad y a quién llamar para cada cosa. Lo de cada comunidad se queda en su comunidad.
A medida, precio cerradoVer agentes de IA →
Todos los avisos en un panel
Cada aviso con su comunidad, su estado y su gremio, venga por donde venga. Con vuestro programa de gestión si lo permite; si no, con las exportaciones que ya sacáis.
Proyecto a medidaVer CRM a medida →
Lo que nunca hace No da a un vecino datos de otro, no toma decisiones de la comunidad ni opina sobre una derrama o un siniestro: eso lo deriva al despacho, ya resumido. Lo personal de un propietario solo lo cuenta después de comprobar quién es.
Menos teléfono en el despacho. Más tiempo para las comunidades.
En un despacho pequeño, lo primero es que ninguna avería se quede en el contestador: el asistente coge la llamada, toma el parte y sigue vuestro protocolo de guardia.
En un despacho con cientos de comunidades, el ahorro grande está en lo repetitivo: recibos, derramas, certificados y semanas de junta que hoy se comen las mañanas de administración. Ahí el asistente tira de vuestros datos para que cada propietario tenga su respuesta sin que nadie la busque.
Lo montamos con vuestra información y vuestras reglas: qué es urgente, a quién se avisa, qué se puede contar y qué no. Para saber por dónde empezar, la primera reunión es gratuita, y si hace falta lo dejamos por escrito en una auditoría IA.
Cómo lo ponemos en marcha
Con vuestras reglas y vuestros datos, por partes.
Vuestro protocolo
Nos contáis qué es urgente, a quién se avisa de noche y qué preguntas se repiten más en el despacho.
Vuestros datos
Comunidades, contactos de gremios, convocatorias y actas; los recibos, desde vuestro programa si lo permite o desde vuestras exportaciones.
Primero las averías
Arrancamos con el teléfono y el WhatsApp fuera de horario, con un desvío. El número no cambia.
Después, lo de cada día
Recibos, juntas y certificados, revisando con vosotros las conversaciones el primer mes.
Lo que ya funciona
Ver todos los proyectos →Preguntas
frecuentes
Reservar reunión →¿Se conecta con nuestro programa de gestión?
Si vuestro programa lo permite, sí. Muchos no tienen una conexión abierta; en ese caso trabajamos con las exportaciones que ya sacáis (Excel o CSV de recibos, propietarios y comunidades) y las actualizamos con la frecuencia que decidáis. Lo comprobamos con vosotros antes de prometer nada.
¿Puede darle a un vecino datos de otro?
No. Lo general de la comunidad (horarios, fecha de la junta, normas, a quién llamar) lo contesta a cualquiera. Lo personal de un propietario (su recibo, su deuda, un certificado) solo después de comprobar quién es; si no puede comprobarlo, toma el recado y os lo pasa.
¿Qué pasa con una urgencia de noche?
Pregunta la dirección, la puerta y qué está pasando, distingue lo urgente (agua, gas, ascensor con gente, puerta del garaje) de lo que puede esperar y sigue vuestro protocolo: avisar al gremio de guardia, a vuestro móvil de urgencias o dejar el parte para primera hora.
¿Sustituye al despacho?
No. Contesta lo repetitivo y ordena lo que entra para que el equipo dedique el tiempo a lo que necesita a una persona: una derrama discutida, un siniestro o la preparación de una junta.
¿Y la protección de datos?
Los datos se quedan en servidores de la Unión Europea, con contrato de encargado del tratamiento. Las conversaciones no se usan para entrenar modelos de IA y os ayudamos a reflejarlo en vuestra información de privacidad.
¿Cuánto cuesta?
Depende de cuántas comunidades lleváis, de qué canales queréis cubrir (teléfono, WhatsApp, correo) y de cómo están vuestros datos. Os damos un precio cerrado, por fases, tras una reunión inicial gratuita; un proceso automatizado y funcionando parte de 2.400 € + IVA.
Para saber más: recepcionista virtual con IA · IA y RGPD con los datos de clientes · otros sectores