Recepcionista virtual con IA: qué es, cuánto cuesta y cuándo compensa (2026)
Coge el teléfono cuando nadie puede, contesta lo de siempre y reserva citas. Qué hace de verdad una recepcionista con IA, cuánto cuesta y en qué negocios se paga sola.
Respuesta corta: una recepcionista virtual con IA es un asistente que atiende las llamadas de tu negocio con voz natural, responde las preguntas habituales, reserva citas en tu agenda y te envía un resumen de cada llamada. Funciona 24 horas, no necesita cambiar de número y cuesta entre 150 y 250 € al mes con todo incluido, frente a los más de 900 € de una persona a media jornada.
Qué hace (y qué no)
| Sí hace | No hace |
|---|---|
| Coger el teléfono al primer tono, a cualquier hora | Decidir cosas que requieren criterio (un presupuesto a medida, una urgencia médica) |
| Responder horarios, precios, ubicación, servicios | Inventarse lo que no sabe: si está bien configurada, deriva o toma nota |
| Reservar, cambiar o anular citas en tu calendario | Sustituir la relación con tus mejores clientes |
| Pasar la llamada a una persona cuando hace falta | |
| Enviarte un resumen con nombre, teléfono y motivo |
Cómo funciona, sin tecnicismos
- Desvías las llamadas desde tu teléfono: todas, solo las que no coges o solo fuera de horario. El número no cambia.
- La IA contesta con la información de tu negocio, que aprende de tu web y de los documentos que le des.
- Si el cliente quiere cita, mira tu agenda (Google Calendar, Outlook, Calendly…) y la reserva en la llamada.
- Al colgar, recibes un correo con el resumen, y queda todo en un panel.
Cuánto cuesta
| Opción | Coste al mes | Cubre noches y festivos |
|---|---|---|
| Persona a media jornada | 900–1.200 € (con Seguridad Social) | No |
| Recepcionista IA, volumen bajo (hasta ~100 llamadas) | ~150 € | Sí |
| Recepcionista IA, llamadas ilimitadas | ~250 € | Sí |
| Contestador de siempre | 0 € | Sí, pero casi nadie deja mensaje |
A eso se suma una puesta en marcha única (preparar qué dice, conectar la agenda y probarla), de unos 300 €. Nuestros precios exactos están en la recepcionista IA.
Cómo saber si te compensa
Cuenta durante una semana las llamadas que no coges. Multiplícalas por cuatro y por el porcentaje que acabaría en venta o cita (sé prudente: un 20 %) y por lo que vale de media un cliente.
Ejemplo: una clínica que pierde 8 llamadas a la semana → 32 al mes × 20 % = 6 citas × 60 € = 384 € al mes recuperados. Con eso, una recepcionista de 150–250 € se paga sola, y además libera a quien atiende el mostrador.
Para qué negocios encaja mejor
- Clínicas, dentistas, fisioterapia, veterinarios y estética: viven de las citas.
- Oficios y talleres: fontaneros, electricistas, reformas, mecánicos. Las manos ocupadas no cogen el teléfono.
- Despachos, inmobiliarias y academias: muchas preguntas repetidas.
- Hostelería: reservas fuera de horario.
Encaja peor si recibes muy pocas llamadas o si cada llamada es una conversación compleja y distinta.
Qué preguntar antes de contratarla
- ¿Dónde se tratan las llamadas? Mejor en servidores europeos, conforme al RGPD, y sin entrenar modelos con tus conversaciones.
- ¿Se presenta como asistente? Debe hacerlo: lo exige el reglamento europeo de IA. Lo explicamos en obligaciones reales de la IA.
- ¿Quién la configura y la ajusta? La diferencia entre una recepcionista útil y una que molesta está en el guion y en revisar las primeras semanas.
- ¿Hay permanencia? No debería.
¿Recepcionista IA o asistente de WhatsApp?
Si tus clientes llaman, recepcionista. Si escriben, asistente de WhatsApp. Y si tu web recibe visitas con dudas, un chat con IA en la web. Muchas veces la combinación de teléfono y chat de la web cubre casi todo por muy poco.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una recepcionista virtual con IA?
Un asistente de inteligencia artificial que atiende las llamadas de un negocio con voz natural, responde las preguntas habituales, reserva citas en la agenda y envía un resumen de cada llamada. Funciona las 24 horas y se activa con un desvío de llamadas.
¿Cuánto cuesta una recepcionista con IA?
En 2026, entre unos 150 € al mes para volúmenes bajos y unos 250 € al mes con llamadas ilimitadas, más una puesta en marcha única de unos 300 €. Una persona a media jornada cuesta entre 900 y 1.200 € al mes.
¿Hay que cambiar de número de teléfono?
No. Se configura un desvío de llamadas desde el teléfono actual: todas, solo las no atendidas o solo fuera de horario.
¿La recepcionista IA puede reservar citas?
Sí. Consulta los huecos libres y reserva la cita durante la llamada en Google Calendar, Outlook, Calendly u otras agendas compatibles.
¿Es legal que una IA atienda las llamadas?
Sí, siempre que se identifique como asistente, como exige el Reglamento Europeo de IA, y que los datos se traten conforme al RGPD.