Respuesta corta: para una empresa con varias sedes, el orden que funciona es datos primero, procesos después e IA encima: un panel común que reúna lo que ya está en el ERP, el TPV y las hojas de cálculo; después, los procesos que más se repiten hechos igual en todas las sedes; y por último, IA que avisa, responde y prepara documentos con esos datos. Se empieza con un piloto en una sede (4-6 semanas) y se extiende por fases. Como referencia, un primer proceso unificado parte de unos 2.400 € y una plataforma para todo el grupo, de 7.000 € en adelante.
Las señales de que toca unificar
- Cada sede lleva su propio Excel para lo mismo (caja, pedidos, incidencias, turnos).
- El informe mensual de dirección lo monta una persona a mano durante días.
- Comparar una sede con otra es imposible o lleva horas.
- Lo que una sede hace bien no llega a las demás.
- Abrir una sede nueva supone meses hasta que «coge el ritmo».
Qué se unifica y en qué orden
| Paso | Qué se hace | Resultado |
|---|---|---|
| 1. Datos | Conectar ERP, TPV, CRM y hojas de cálculo a un panel común, sin cambiar de programas | Dirección ve todas las sedes, actualizado solo |
| 2. Procesos | Elegir los 2-3 procesos que más se repiten y hacerlos iguales en todas las sedes | Menos errores y menos trabajo repetido |
| 3. IA | Avisos de lo que se sale de lo normal, respuestas con los datos y un asistente con los procedimientos | Problemas detectados en días, no en semanas |
| 4. Escala | Plantilla de sede: lo que necesita una sede nueva para arrancar | Aperturas más rápidas |
Procesos que más se suelen automatizar
- Cierres de caja e informes diarios de cada sede, que llegan solos a la central.
- Pedidos de reposición a proveedor o al almacén central según el stock real.
- Incidencias y mantenimiento: cada aviso con dueño, estado y plazo. Lo vimos en el caso de gestión de incidencias.
- Facturas de proveedor de todas las sedes, leídas y registradas en el ERP.
- Dudas del personal: un asistente interno con los procedimientos de la casa.
Cuánto cuesta
| Alcance | Precio orientativo |
|---|---|
| Auditoría (central y una o dos sedes) | 690-1.750 € |
| Panel común con los datos de todas las sedes | 4.000-10.000 € |
| Un proceso unificado y automatizado | Desde 2.400 € |
| Plataforma a medida para el grupo | Desde 7.000 €, por fases |
Rangos orientativos; dependen del número de sedes, de programas y de procesos. Lo razonable es que cada fase se recupere en menos de 12 a 18 meses: lo explicamos en cómo calcular el retorno.
Errores típicos
- Empezar por cambiar el ERP: es lo más caro y lo más lento. Casi siempre se puede trabajar encima.
- Diseñarlo solo desde la central: si las sedes no participan, no lo usan.
- Querer todo a la vez: un proceso cada vez, medido antes de pasar al siguiente.
- No decidir quién es el dueño de cada dato: si dos sedes llaman distinto a lo mismo, el panel no sirve.
Lo contamos en detalle en IA y software para empresas con varias sedes.
Si es lo que queréis resolverAutomatización de procesos con IAFacturas, pedidos, correos e informes que se hacen solos, conectados a vuestro ERP o programa contable.→Preguntas frecuentes
¿Por dónde empieza una empresa con varias sedes?
Por los datos: un panel común con lo que ya está en el ERP, el TPV y las hojas de cálculo. Después, los procesos que más se repiten, iguales en todas las sedes, y por último la IA encima.
¿Hay que cambiar de ERP para unificar las sedes?
Casi nunca. Se puede conectar lo que ya hay y construir encima el panel y las automatizaciones. Cambiar de ERP solo compensa si el actual no permite sacar los datos.
¿Cuánto tarda?
Un piloto en una sede, de cuatro a seis semanas. El despliegue al resto, por fases de dos a seis meses según el número de sedes y procesos.
¿Cuántas horas al mes se van en juntar los datos de vuestras sedes? Lo calculamos en una reunión gratuita de 30 minutos.
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Plantilla de política de uso de IA
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